Kaj spada v datoteko osebja zaposlenih?

Datoteka osebja zaposlenih je glavna datoteka zaposlenih, ki vsebuje zgodovino delovnega razmerja iz prijave za zaposlitev prek izstopnega intervjuja in dokumentacije o odpovedi zaposlitve. Samo osebje za kadrovske zadeve in neposredni nadzornik in vodja zaposlenega lahko imata dostop do podatkov v osebnem dosjeju zaposlenih in nikoli ne zapusti pisarne.

Datoteka osebja zaposlenih je običajno shranjena v zaklenjeni, ognjevarni omarici za dokumente na zaklenjeni lokaciji, ki je dostopna osebju kadrov. Zelo pomembna je zaupnost informacij o zaposlenih v osebnem dosjeju.

Od vseh datotek zaposlenih v podjetju, ki jih vodi podjetje, je osebni dosje zaposlenega najpogosteje dostopen vsakodnevno za informacije s strani delodajalca, nadzornika ali osebja za kadrovske zadeve.

Premisleki o vsebini datoteke za zaposlene

Temeljna načela in vprašanja, ki jih je treba upoštevati pri vnašanju kakršnega koli dokumenta v datoteko osebja zaposlenih, so ta.

• Ali bo delodajalec potreboval poseben dokument za utemeljitev odločitev, če bi bil delodajalec tožen? Ali bi delodajalec potreboval dokument na sodišču?
• Ali zaposleni ve in razume, da bo dokument vložen v njegovem osebnem dosjeju? V večini primerov morajo delodajalci zaposlene podpisati, ne pa, da se strinjajo z vsebino dokumenta, ampak morajo priznati, da so seznanjeni z dokumentom in ga prebrali.
• Nikakršna presenečenja, mnenja ali osebne opombe o zaposlenem ne smejo biti nikoli postavljene v datoteko zaposlenih. Samo dejstva, brez špekulativnih misli spadajo v dokument o osebju zaposlenih.

Vsebina datoteke osebja zaposlenih

Spodaj so priporočila o dokumentaciji, ki jo mora delodajalec voditi v datoteki zaposlenih.

Zaposlitvena zgodovina

• Prošnja za delo
• Nadaljuj
• Nadaljuj s pisnim pismom
• Preverjanje izobraževanja
• Preverjanje zaposlitve
• Pismo zavrnitve
• Opis delovnega mesta
• Zapisi o analizi zaposlitve
• Pismo o zaposlitvi ali pogodba o zaposlitvi
• Agencija za zaposlovanje ali sporazum o agenciji za zaposlovanje, če se uporablja
• Informacije za stik v sili
• Obrazec za potrditev podpisanega priročnika za zaposlene, ki prikazuje prejem priročnika za zaposlene
• Kontrolni seznam iz nove usmerjenosti zaposlenih, ki prikazuje teme, ki jih pokriva, in kdo
• Vsi sporazumi o premestitvi in ​​dokumentacija
• Vsaka pogodba, pisni dogovor, potrdilo o prejemu ali potrditev med delodajalcem in delodajalcem (kot so pogodba o neusklajenosti, pogodba o zaposlitvi ali pogodba, ki se nanaša na osebni avtomobil)

• Uradni obrazci za zaposlitev, vključno z zahtevki za prenos, napredovanje, interne prijave za zaposlitev itd
• Vsaka druga dokumentacija v zvezi z zaposlitvijo

Razvoj uspešnosti zaposlenih, razvojni načrti in izboljšanje

• Kopije vseh uporabljenih ocen uspešnosti ali razvojnih načrtov zaposlenih
• Samoocenjevanje zaposlenih
• Zapisi s kakršnih koli uradnih posvetovanj
• Opombe o prisotnosti ali zakasnitvi
• Dokumentacija o načrtu za izboljšanje učinkovitosti
• Poročila o disciplinskih ukrepih
• Priznanje zaposlenih, kot so potrdila, pisma za priznanje in tako naprej
• Formalni predlogi in priporočila zaposlenih, odgovori organizacij
• Zapisi o usposabljanju
• Prošnje za usposabljanje
• Ocene kompetenc
• Obvestila ali razporedi razredov usposabljanja ali seje

• Podpisane so ocene potreb
• Poročila o stroških usposabljanja
• Pritožbe strank ali sodelavcev

Zapisniki o prenehanju zaposlitve

• Pismo o odstopu zaposlenih
• Dokumentacija za izhod iz intervjuja
• Obvestilo Cobra
• Kontrolni seznam za konec zaposlovanja
• Končno računovodstvo za vse vidike zaposlitvene zaposlitve, kot so zadnje plačilo, plačilo za dopust, vrnitev premoženja podjetja in tako naprej