Kako vedeti, ko potrebujete politiko podjetja

Politike in postopki podjetja zagotavljajo varno, organizirano, družabno, opolnomočeno in nediskriminatorno delovno mesto. Politike ščitijo zaposlene od svobodnega okolja favoriziranja in nepoštenega obravnavanja. Toda če poskušate ustvariti politike za vsako nepredvideno situacijo, ne boste imeli upravne širine, ki jo potrebujete za obravnavo posameznih potreb zaposlenih. Preveč politik povečuje tudi verjetnost, da jih bodo upravljavci neenako in nepravično uporabili.

Lahko dosežete zdravo ravnovesje. Če se v večini primerov neposredno obrnete na zaposlene, ki se obnašajo na način, ki ni primeren za vaše delovno mesto, morda ne boste morali razviti nove politike podjetja.

Smernice politike

Razmislite o oblikovanju pravilnika v teh primerih:

• Če dejanja zaposlenih kažejo na zmedo glede najprimernejšega načina obnašanja (kode oblačenja, e-pošta, internetna pravila ali uporaba pametnega telefona)
• Če potrebujejo zaposleni navodila za ravnanje v običajnih situacijah (standardi obnašanja, potni stroški ali nakup trgovskega blaga podjetja)
• Pravno zaščito podjetja (dosledna preiskava obtožb o nadlegovanju, nediskriminatornem najemanju ali promociji)
• Ostati v skladu z vladnimi politikami in zakoni (FMLA, ADA, EEOC ali minimalna plača)
• Vzpostaviti dosledne delovne standarde, pravila in predpise (progresivna disciplina, varnostna pravila, pravila o prekinitvi ali pravila kajenja)

• Zagotoviti dosledno in pošteno obravnavo zaposlenih (upravičenost do nadomestil, plačani prosti čas, pomoč pri šolanju, čas bivanja v času plačila ali dolžnost žirije)

Obstajajo lahko drugi razlogi za razvoj politike. Ne pozabite, čeprav ne dovolite, da bi slabo vedenje enega zaposlenega vplivalo na izvajanje politike, ki bo vplivala na druge zaposlene.

Izrazite cilje politike

Ko ugotovite, da je potrebno pravilo, v pisni obliki dokumentirajte cilje za oblikovanje pravilnika. Kadar je mogoče, obvestite zaposlene, zakaj izvajate politiko. V politiko vključite dovolj podrobnosti, da bo položaj podjetja jasen, vendar ne poskušajte zajeti vseh možnih razmer.

Politika naj bo čim krajša in enostavnejša, če je le mogoče, vendar pa bodo morda nekatere politike o pravnih področjih, kot je na primer pristop družbe do zakona o zdravstvenem in družinskem dopustu, diskriminacija ali preiskava pritožb ali sistem napredne discipline, dolgotrajno in celovito.

Zberi informacije

Oglejte si vzorčne pravilnike. Morda boste imeli težave pri iskanju primera, ki je popolnoma primeren za okoliščine vašega podjetja, jezik in kulturo, vendar lahko vzorčne pravilnike uporabite kot osnovo, namesto da napišete svoj pravilnik.

Naročite se lahko tudi na storitev, ki ponuja vzorce pravilnikov. Društvo za upravljanje s človeškimi viri (SHRM) zagotavlja tudi vzorce politik za člane.

V nekaterih primerih boste morda želeli govoriti s svojim odvetnikom o delovnem pravu, da boste videli, kaj imajo na voljo. Še posebej, ko preide nov zakon ali Ministrstvo za delo izda nova pravila, odvetniške pisarne za svoje stranke napišejo splošne politike, ki jih lahko prilagodite svojim potrebam.

Razvijte, pišite in pregledujte politiko

Napišite politiko z uporabo preprostih besed in konceptov. Govorite neposredno zaposlenim, ki bodo branili, uveljavljali in živeli s politiko.

Po vsakem odstavku se vprašajte, kakšna vprašanja, če želite, da politika pokriva osnove in običajne izjeme in vprašanja. Vendar pa se tega ne zavedajte; nobena politika ne bo pokrila vseh možnih primerov.

Izberite pilotsko skupino več zaposlenih, da preberete politiko in postavite vprašanja, da ugotovite, ali bodo zaposleni razumeli in jo upoštevali. Ponovno napišite pravilnik na podlagi povratnih informacij.

Pridobite podporo za upravljanje in pravni pregled

Oglejte si politiko z upravljavci, ki bodo morali slediti pravilniku, da bodo dobili podporo in lastništvo te politike. Čeprav ste verjetno začeli ta proces, ko ste ugotovili potrebo po politiki, je podpora upravljanju, ko izvajate politiko, ključnega pomena.

Če ima politika pravne posledice, je sporna po naravi ali ima osebne posledice za zaposlene (kot so varnostni postopki), naj vaš odvetnik pregleda politiko, preden jo razdelite. Prepričajte se, da sporočite svojemu odvetniku, da želite pregledati politiko glede njenih pravnih posledic in ustreznega besedila, vendar ne želite, da bi jo preoblikovali v pravni obliki.

Izvajati politiko

Razdeli in preveri novo politiko zaposlenim v majhnih skupinah, posamezno ali na sestanku podjetja, odvisno od tega, ali je politika sporna in kako lahko razumeti. Zaposlenim omogočite, da postavljajo vprašanja.

Zaposlenim zagotovite kopijo pravilnika in jih prosite, naj podpišejo, da so prejeli in razumejo. Obdržati morajo kopijo za svoje datoteke.

Vzorec izjave o pravilniku

To je vzorec signoff izraza za uporabo:

Potrjujem prejem in razumevanje pravilnika Vaše podjetje. Politika velja datum do nadaljnjega obvestila.

_______________________________________________________

Podpis zaposlenih

_______________________________________________________

Ime zaposlenega (natisnite)

________________________________

Datum

Odločite se, kako boste sporočili politiko v prihodnosti

Vključite politiko v priročnik za zaposlene. Morda boste želeli, da politika postane del vaše usmeritve novega zaposlenega. Nekatera podjetja postavljajo pravilnike v intranet ali v mapo s pravili na skupni pogon računalniškega omrežja. Ugotovite, ali želite politiko distribuirati tudi z dodatnimi metodami.

Podatki in arhiviranje prejšnjih politik, ki jih ta politika nadomešča. Morda jih boste potrebovali za pravne namene ali za referenco.

Razlagati in integrirati politiko

Vaša uporaba politike in delovne prakse bodo določili pravi pomen politike. Ne pozabite, da ste dosledni in pošteni, ko politiko razlagate skozi čas. Če ugotovite, da se vaše prakse razlikujejo od pisnih pravilnikov, jih po potrebi preglejte in znova napišite.

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih virov, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.