Pravila za elektronsko bonton na delovnem mestu

Čeprav morda ne uporabljate e-pošte za družabno komuniciranje, kot ste jo nekoč storili, ga verjetno še vedno uporabljate za poklicno korespondenco. Če tako sodelujete s svojimi kolegi, šefom, strankami in strankami ter bodočimi delodajalci, se prepričajte, da sledite tem šestim pravilom za pravilno bonton elektronske pošte.

1. Upoštevajte svoje manire

Tudi v svetu, kjer hitimo, da se stvari čim prej opravijo, da bi prešli na naslednjo nalogo, si vzemite čas, da v svojem e-pošti uporabite dobre manire. Ne zanemarite reči "prosim" in "hvala".

Ko se obrnete na ljudi, ki jih ne poznate dobro ali sploh, ali s katerimi imate samo formalno razmerje, jih naslovite z imenom in priimkom, razen če so vas prosili za drugače. Recimo, na primer: "Dragi gospod White" ali "Draga gospa Gray." Če odgovarjate na e-poštno sporočilo in ga je pošiljatelj prvotnega sporočila podpisal samo s svojim imenom, potem lahko varno domnevate, da je v redu obravnavati jih na enak način.

2. Pazi na svoj ton

Tone je, kako lahko kot pisatelj izrazite svoj odnos v e-poštnem sporočilu. Vpliva na to, kako je sprejeta. Običajno se želite prepričati, da boste do prejemnika prišli tako spoštljivo, prijazno in dostopno. Ne želite, da bi zvok skrajšali ali zahtevali. Ponovno preberite sporočilo večkrat, preden ga pošljete.

Ko pišete nekomu, s katerim ste prej komunicirali, začnite z besedami, ki so prijazne: "Upam, da ste dobro." Medtem ko vam Emojis pomaga lažje posredovati zvok, jih ne uporabljajte v profesionalni e-pošti, razen če pišete nekomu, s katerim imate zelo neformalno razmerje. Nikoli jih ne uporabljajte pri pisanju bodočemu delodajalcu.

Vedno se šteje, da je slaba pisava elektronske pošte ali del ene od vseh velikih črk. Izgledalo bo, kot da kričiš.

3. Bodite jedrnati

Zaposleni ljudje nimajo niti časa niti nagnjenja, da bi porabili več kot minuto za branje posameznega e-poštnega sporočila. Če želite prejemniku omogočiti, da hitro prebere vaše sporočilo - in ga še vedno razumete - morate biti na kratko.

Vendar ne izpuščajte ustreznih podrobnosti. Prepričajte se, da vaše sporočilo jasno izraža vaš razlog za pisanje. Nihče ne prihrani časa, če na koncu dobite nazaj in nazaj, medtem ko poskušate pojasniti podrobnosti, ki ste jih izpustili.

4. Izogibajte se uporabi kratic kratkih sporočil

Čeprav želite prihraniti čas, v profesionalnem e-poštnem sporočilu ne smete uporabljati kratic za besedila. Če veliko besedila napišete, kot to počnejo mnogi ljudje, ste morda navajeni, da uporabljate nekakšno okrajšavo, da lahko govorite s prijatelji.

Na primer, lahko uporabite »u«, »ur« in »plz« namesto »vi«, »vaš« in »prosim«. Te kratice nimajo mesta v poslovni korespondenci, razen če je prejemnik nekdo, s katerim imate priložnostno razmerje.

5. Uporabite strokovni e-poštni naslov

Za sporočila, povezana z vašim trenutnim delom, vedno uporabite e-poštni naslov, ki vam ga je dodelil vaš delodajalec. Vendar je ne smete uporabljati za pošiljanje sporočil, ki niso povezana z vašim delom, na primer, če iščete novega. Namesto tega uporabite osebni e-poštni račun.

Če nimate osebnega računa, na primer tistega, ki ga je ponudnik internetnih storitev zagotovil ob prijavi na storitev, dobite brezplačen e-poštni račun. Z Gmailom ali drugo storitvijo nastavite naslov, ki se sliši profesionalno. Ne uporabljajte ničesar neumnega ali sugestivnega. Vaša prva začetna in priimek ali vaše polno ime sta primerni izbiri.

6. Ne pozabite črkovanja in slovničnega števila

Nujno morate skrbno prebrati e-pošto. Nikoli ne zanemarite tega kritičnega koraka, ne glede na to, kako zaposleni ste. Stvari, na katere želite biti pozorni, so pravilno črkovanje in pravilna slovnica. Poleg pravilnih črkovanja pravite tudi črkovati imena ljudi, vključno z imenom vašega prejemnika in imenom njegovega podjetja.

Bodite previdni, da se preveč zanašate na preverjanje črkovanja. Če se nepravilno uporabljajo, morda ne bodo opazili črkovanja besed. Na primer, črkovalnik ne bo označil besede "do" v stavku "Moram vprašati za vas", čeprav bi moral biti v tem kontekstu "dva". Z uporabo brezplačnega spletnega slovarja, kot je Merriam-Webster, preverite črkovanje, za katerega niste prepričani.