5 Ključni elementi uspešnega projekta

01 Predani sponzor projekta

Sponzor projekta je oseba na visoki ravni v organizaciji, ki je lastnik projekta. Zavezani sponzor projekta pričakuje, da bo projekt uspešen in bo storil vse, kar lahko stori, da bo uspeh uresničen.

Sponzor projekta ima štiri glavne odgovornosti, povezane s projektom. Prvič, sponzor podpira projekt. On ali ona razveseljuje projektno skupino javno in zasebno. Drugič, sponzor podpira vodjo projekta. Ko vodja projekta potrebuje odstranjene ovire, pokliče sponzorja za pomoč, ker ima sponzor organizacijsko moč, da se stvari zgodi. Tretjič, sponzor usklajuje sredstva tako, da jim neposredno ali z drugimi ljudmi na visoki ravni zagotavlja sredstva. Ko je sponzor močan zagovornik projekta, je verjetneje, da bodo sponzorji prispevali pomembne vire. Četrtič, sponzor omogoča sprejemanje odločitev. Ko se projektna ekipa strga navzdol, lahko sponzor posreduje odločitev ali odloči.

Sponzor ostane obveščen s stalno komunikacijo z vodjo projekta. Oba sodelujeta, da bi ugotovila, kdaj mora sponzor vstopiti in bolj odločno izvrševati odgovornosti sponzorja v podporo vodji projekta. Na primer, vodja projekta bi lahko imel težave pri pridobivanju informacij od finančnega oddelka organizacije. Sponzor projekta se lahko obrne na glavnega finančnega direktorja o razmerah in zahteva, da je naloga pridobivanja informacij prednostna naloga nad konkurenčnimi nalogami.

02 Počistite cilje in obseg

Preden se delo na projektu izvede ali celo načrtuje, mora sponzor projekta opredeliti cilje in obseg projekta. Cilji so velike stvari, ki naj bi jih projekt dosegel. Vzemite na primer projekt izboljšave programske opreme. Oddelek za človeške vire uporablja dobro znano prilagodljivo poslovno programsko opremo za upravljanje plač. Organizacija želi dodati modul za upravljanje učenja. Cilji projekta so prilagoditi programsko opremo za upravljanje učenja poslovnim potrebam organizacije in jo integrirati z obstoječim sistemom plač.

Področje opredeljuje parametre projekta. Nadaljevanje primera projekta programske opreme; Obseg tega projekta je omejen na uvedbo sistema za upravljanje učenja in njegovo vključitev v sistem plač. Velikokrat je koristno določiti stvari, ki niso v dosegu, da bi razumeli, kaj je v obsegu. Za ta projekt je dodajanje drugih modulov izven obsega. Računovodski oddelek ne more priti do vodje projekta in zahtevati modulov obračunavanja, terjatev ali računov.

Dodajanje modula, ko je projekt definiran, omogoča padec obsega. Dobri sponzorji projektov in vodje projektov se varujejo pred porazom in so zelo neradi dodali obseg projekta v sredini. Povečanje obsega projekta povečuje potrebe projekta po virih, kot so čas in denar. Poleg tega delo na dodatnem področju ogroža kakovost izdelkov za delo.

03 Dober vodja projekta

Vodja projekta načrtuje delo in organizira sredstva za izvedbo projekta. Ta oseba je povezava med sponzorjem projekta, ki postavi vizijo, in projektno skupino, ki jo izvaja. Kadar je to primerno in pravočasno, vodja projekta pritegne zainteresirane strani, da ponudijo prispevke.

Vodje projektov imajo običajno naslednje lastnosti, ki jim pomagajo premakniti projekt:

• Vodje projektov so načrtovalci. Razmišljajo o zaporedju dela in vedo, kaj se mora zgoditi, ko ekipa zaključi nalogo. Ustvarjajo dobre načrte, vendar tudi vedo, kdaj naj bodo prožni in se odvrnejo od načrta.
• Vodje projektov so vredni zaupanja. S svojim uspehom, odvisno od dela drugih, vodje projektov potrebujejo ljudi, da zaupajo svojim dobrim namenom in usposobljenosti. Zaupanje je zlasti pomembno v odnosu med vodjo projekta in sponzorjem projekta.
• Vodje projektov so pogosto ekstrovertirani, ker velika večina njihovega dela vključuje komuniciranje.

Ljudje so odgovorni za svoje obveznosti. Tukaj je primer. Nadzornik člana projektne skupine je vodji projekta povedal, da bi lahko član skupine projektu posvetil štiri ure na teden. Ta član ekipe je zamudil dva tedenska sestanka zapored in ni dosegel napredka pri dodeljenih nalogah v strukturi razčlenitve dela. Po prvem zgrešenem sestanku se je vodja projekta srečal s članom ekipe, da bi razpravljal o odsotnosti in zamujenih rokih. Član ekipe je dejal, da ima bolj pereče prednostne naloge. Vodja projekta je sumil, da to ni res, zato se je po drugem neuspelem sestanku vodja projekta srečal z nadzornikom člana ekipe. Nadzornik je vodji projekta povedal, da bo poskrbela za obnašanje vedenja člana ekipe.

04 Vključene zainteresirane strani

Zainteresirane strani projekta so ljudje, ki imajo interes za uspeh projekta, vendar niso člani projektne skupine. Ne razmišljajo o projektu vsak dan, kot to počnejo vodja projekta ali člani projektne skupine, vendar želijo biti v zanki za kritične odločitve in splošni napredek v smeri ciljev projekta.

Zainteresirane strani imajo svojo motivacijo, da ostanejo v korak s projektnimi dejavnostmi, vendar je odgovornost vodje projekta, da jih vnesejo v razprave na načine, ki pospešujejo delo v smeri ciljev projekta. V številnih primerih gre za občutljivo ravnotežje med pridobivanjem prevelikih vložkov in premajhnim vložkom. Zainteresirane strani ne morejo pretehtati vsake odločitve. To bi uničilo projekt in vsako odločitev sprejelo v boj. Nasprotno pa zainteresiranih strani ni mogoče izključiti, saj je pomemben vidik skoraj vsakega projekta zadovoljstvo zainteresiranih strani.

05 Namenski člani projektne skupine

Člani projektne skupine opravijo delo projekta. Člani projektne skupine so pogosto dodeljeni projektu ob rednih nalogah, kar pomeni, da se v drugih delih ne zmanjšuje za dodatno delo, ki ga prinaša projekt. Vodje projektov lahko članom ekipe pomagajo pri pogajanjih s svojimi nadzorniki o tem vprašanju, vendar vodja projekta nima nadzora nad odgovornostmi, ki jih imajo člani projektne skupine zunaj projekta.

Predanost članov skupine projektu je zelo dragocena. Brez predanosti, skrajšanja rokov in delovnih proizvodov niso dobre kakovosti. Namenski člani skupine so motivirani, da dosežejo cilje projekta pravočasno, v okviru proračuna in do pričakovanj kakovosti.