Vodenje razprave o težkih delovnih mestih

Izzivni pogovori so ključnega pomena za izboljšanje uspešnosti in reševanje problemov za menedžerje na vseh ravneh. Na žalost, preveč menedžerjev zamuja vodenje teh pogovorov iz strahu pred povračilnimi ukrepi ali ker verjamejo, da bo pogovor ogrozil njihov odnos z drugo stranko. Bistveno je pridobiti nadzor nad temi čustvi in ​​najboljši način za razvijanje zaupanja za doseganje težkih pogovorov je slediti strukturiranemu procesu.

10 nasvetov za izboljšanje udobja pri težkih pogovorih

1. Opravite načrtovanje: Vaše opazovanje zadevnih vedenja in vaša sposobnost, da povežete ta vedenja s podjetjem, so bistvenega pomena. Veš, kam hočeš pogovor. Resnični mojstri povratnih informacij razvijajo disciplino, da napišejo in prakticirajo načrtovani odpirač pogovorov. Predhodno načrtovanje preprečuje slabo izvedbo!
2. Pravočasnost je bistvena: Če ste že kdaj prejeli letni pregled uspešnosti, ki je vključeval kritiko nečesa, kar ste domnevno naredili ali niste naredili pred nekaj meseci, veste, kako dragocene so povratne informacije. To je vaša naloga vodje, da zagotovite, da so povratne informacije vedenjske, poslovne usmerjene in pravočasne. Moj partner za pisanje prve knjige, Praktične lekcije v vodstvu, je predlagal, da se je vrednost konstruktivnih povratnih informacij zmanjšala za 50% vsak dan, ko ste jo odložili.

   Če so čustva vroča, naj se stvari nekoliko ohladijo. Medtem ko sem vas pravkar prosil, da zagotovite pravočasne povratne informacije - kolikor je mogoče blizu incidenta - če se stvari segrejejo, vzemite dan, da se malo ohladijo. Samo ne pustite, da se zadržuje predolgo.

1. Izberite nastavitev: Če je vaša težka tema potencialno neprijetna ali če pričakujete čustveni odziv, se izogibajte nastavitvam odprte pisarne ali konferenčnim sobam s steklenimi okni. Na drugi strani se ne motite, če izberete nastavitev, ki bo ustrahovala. Nevtralna zasebna nastavitev je najboljša za težje pogovore. Če se bojite fizičnih posledic, se posvetujte s svojim zastopnikom za zdravje, ki se lahko odloči, da bo prisoten pri vas.
2. Pripravite svoj odnos: Bistveno je, da se pogovorite z občutkom zaupanja in obnašanjem, ki kaže, da ste mirni in predani pozitivnemu izidu. Vaš ton glasu, govorica telesa in stik z očmi so pomembni. Ne pozabite, da je ta pogovor pomemben za vaše podjetje, vašo ekipo in posameznika, ki sedi nasproti vas. Upravljajte sami, da prikažete pravo stopnjo odločnosti z ustrezno stopnjo skrbi za dobro počutje druge stranke.

1. Uporabite uvodno izjavo, ki ste jo pripravili na seji načrtovanja: Dober odpirač identificira obnašanje, ga povezuje s poslovnim učinkom in kaže potrebo po spremembi. Ne počutite se prisiljeni zaviti v pohvalo. Medtem ko nekateri strokovnjaki s povratnimi informacijami cenijo „sendvič“ konstruktivne povratne informacije s pozitivnimi, mnogi menijo, da to preprosto zmede sporočilo. In seveda morate dati pozitivne povratne informacije - ko zaslužite - zgodaj in pogosto.
2. Ne izgubite nadzora nad pogovorom: Več kot nekaj dobronamernih menedžerjev se je v teh pogovorih znašlo na glavo. Če se udeleženec na vašo uvodno izjavo odzove z nečim, kot je: »No, jaz bi to storil, če bi bil boljši manager,« ne postanite obrambni in pustite, da se pogovor spremeni v razpravo o vaši uspešnosti. Razumen odgovor bi lahko bil: "John, ta pogovor govori o vedenju, ki sem ga opisal, in njegovem vplivu na naše poslovanje, ne pa na mojo uspešnost."

1. Ne izpuščaj jih vodovod: Moški in ženske bodo občasno jokali, in čeprav je neprijetno, je pogosto odgovor posameznika na stres. Pripravite se na tkivo. Dajte jim čas, da sestavijo. Po potrebi naredite kratek premor. Lahko ste sočutni s situacijo, samo ne pustite, da vam solze izostrijo osredotočenost na dosego prave resolucije.
2. Spodbujanje pogovornega okna: Najboljše povratne informacije in pogovori, usmerjeni v obnašanje, so razprave, ne monologi. Druga pogodbenica vam bo dala odprtje za oblikovanje razprave, kjer je to primerno. Preizkusite, da potrdite razumevanje in prosite za zamisli o okrepitvi ali spremembi zadevnega vedenja. Veste, da deluje, ko prejemnik ponuja ideje o svojih izboljšavah.

1. Ne pozabite delati na načrtovani smeri pogovora: Če je vedenje povezano s spretnostjo ali znanjem, se pripravite z idejami za usposabljanje. Če je trening za krepitev zaupanja ali spodbujanje posameznika, da sprejme naslednji korak, si nadenite trenerski klobuk. Če je tema osredotočena na nesprejemljivo vedenje, ponovite poslovni učinek obnašanja in ponudite jasno svetovanje, da se temu izognete v prihodnosti. Pri obravnavanju najtežjih tem o uspešnosti ali obnašanju morajo obstajati posledice za neskladnost.

1. Skupaj sestavite akcijski načrt: Ko boste dobili jasne informacije o tem vprašanju, sodelujte pri opredelitvi poti naprej. Dogovorite se o akcijskem načrtu in določite jasen datum za spremljanje in razpravo o napredku.

Spodnja črta

Večina menedžerjev zavlačuje z izvajanjem tega, kar se mu zdi težko pogovor. Druga skrivnost je, da večina ljudi želi povratne informacije in jih želi izboljšati. V anketi po anketi v mojih delavnicah posamezniki izrecno izražajo željo, da bi jim njihovi upravitelji dali več povratnih informacij - tako konstruktivnih kot pozitivnih. Namesto zavlačevanja teh razprav o uspešnosti, karieri in pospeševanju poslovanja načrtujte uspeh in uporabite zgornji postopek in nasvete, da boste s tem ključnim orodjem za upravljanje okrepili uspešnost.