Lahko izboljšate stopnjo udeležbe v intervjujih za izhod

Izhodni intervjuji so eden najboljših načinov za resnične in poštene povratne informacije zaposlenih. Slaba stran je, da je potrebno nekaj časa, da se ustvari znatna količina podatkov iz intervjujev za izstop. Povečanje stopnje udeležbe pa vam lahko pomaga, da hitreje pridobite večje količine informacij, ki jih je mogoče izvesti, s pomočjo intervjujev za izhod.

Kaj se šteje za dobro stopnjo udeležbe pri intervjujih za izhod

Raziskave kažejo, da je povprečna stopnja odziva na intervjuje za izhod iz papirja in svinčnika približno 30-35 odstotkov. To pomeni, da bi podjetje z 2000 zaposlenimi in 15-odstotno stopnjo fluktuacije pričakovalo, da bo prejelo približno 100 zaključenih intervjujev letno. Na tej stopnji udeležbe organizacija dobiva povratne informacije od samo 5 odstotkov celotne populacije zaposlenih.

Z malo dodatnega napora bi morali podvojiti to stopnjo odgovora. 65 odstotkov ali bolje je dober cilj za udeležbo na izhodnem intervjuju. To lahko dosežete z intervjuji za izhod iz papirja in svinčnika, spletnimi spletnimi izhodnimi intervjuji in intervjuji za izhod iz telefona.

Merjenje vaše udeležbe v izhodnem intervjuju

Če želite izmeriti stopnjo odziva, razdelite število zaključenih intervjujev za izstop s številom zaposlenih, od katerih ste zahtevali izhodni intervju. V idealnem primeru bi morala biti druga številka enaka skupnemu številu zaključkov, vendar iz praktičnih razlogov to običajno ni.

Če imate na primer 125 zaključenih intervjujev iz 300 ljudi, ki ste jih prosili, da izpolnite izhodni intervju, je vaša udeležba 125/300, kar je enako.416 ali 41,6 odstotka.

Pomembno je zagotoviti, da imate dobro metodo za sledenje tovrstnemu sodelovanju. Najmanj, kar želite, je, da spremljate stopnjo udeležbe na začetku projekta izboljšav in nato občasno.

Idealen scenarij je, da obdržite tekoče povprečje, na katerega se lahko nanašate redno. Ta številka v realnem času vas takoj opozori na padec (ali povečanje) udeležbe zaposlenih v intervjujih za izstop. Spletni sistem za upravljanje intervjujev za izhod mora to samodejno narediti za vas.

Velike družbe bodo morda želele spremljati stopnje udeležbe ločeno za hčerinske družbe, velike oddelke ali geografske regije. Mala in srednje velika podjetja lahko na splošno koristijo skupno stopnjo udeležbe v organizaciji.

Če se odločite, da bi vaša stopnja udeležbe na intervjujih za izstop lahko napredovala, je naslednji korak analiza vašega trenutnega procesa izhoda iz intervjuja. Dve najpomembnejši področji za pregled sta:

1. Zakaj se zaposleni odločijo, da ne bodo dokončali izhodnega intervjuja?
2. Ali obstajajo logistične težave, ki preprečujejo, da bi človeški viri pravočasno in učinkovito dobili informacije za zaposlene?

Zaposleni ne končajo svojega intervjuja

Nekateri od razlogov, da se zaposleni odločijo, da ne bodo končali intervjujev, so:

• Izhodni intervju je predolg.
• Vprašanja o izhodnem intervjuju so zmedena ali osebno invazivna.
• Zaposleni ne verjame, da bo izhodni intervju prebral ali spremenil.
• Delavec se boji posledic.
• Delavec je jezen na podjetje.
• Zaposleni odlašajo ali pozabijo.
• Postopek je težaven ali neprijeten.

Če uporabljate raziskavo o izhodnem intervjuju z ocenjenimi vprašanji, je 35–60 vprašanj o pravi dolžini ankete. Več kot 60 vprašanj se za zaposlenega začuti dolgo in neprijetno. Če presežete 70 vprašanj, morate biti pripravljeni na večje število nedokončanih izhodnih razgovorov.

Preprosto preglejte vprašanja za izhodni intervju. Postavite se v delavčeve čevlje in se vprašajte, kako bi se počutili odgovoriti na vprašanja. Izogibajte se veliko vprašanj, ki zahtevajo občutke in čustva.

Mnogi zaposleni niso v skladu z njihovimi občutki (ali če jih ne želijo deliti z vami). Delavcu je veliko lažje oceniti učinkovitost procesa in ne tega, kako se počutijo o procesu.

Prekličite povratne informacije iz intervjuja

Zaposleni ne bodo dokončali svojih intervjujev za izhod, če menijo, da povratne informacije, ki jih posredujejo, ne bodo prebrali ali da bodo takoj ignorirani. Pomembno je, da zaposleni vedo, da cenite njihove povratne informacije. Ko izboljšate na podlagi predlogov iz izhodnih intervjujev, se ne bojte povedati zaposlenim, od kod prihaja ideja.

Sčasoma se bodo zaposleni naučili, da poslušate. Ko to postane del korporativne kulture, vam lahko zagotovimo veliko odprtih in poštenih idej, predlogov in kritik.

Posledice poštene povratne informacije

Prav tako je treba z zaposlenimi jasno povedati, da poštene povratne informacije ne bodo imele posledic. Izjave, dane v izhodnem intervjuju, se nikoli ne smejo uporabljati za preprečevanje prihodnje upravičenosti do ponovnega najema.

Obstajajo številni domnevni strokovnjaki, ki zaposlenim ne dovolijo, da bi bili pošteni na obrazcu za izhod iz intervjuja ali pa ga sploh ne bi zaključili. Trdijo, da podjetja uporabljajo te informacije proti zaposlenim. Strokovnjaki za človeške vire vedo, da je to nesmisel, vendar se morajo še vedno boriti proti tej neutemeljeni percepciji.

Jeza povratnih informacij o zaposlenih

Zaposleni, ki so jezni na podjetje, lahko menijo, da ne želijo pomagati s sodelovanjem v izhodnem intervjuju. Te zaposlene lahko spodbudite, da se izognejo svoji jezi v izhodnem intervjuju. Mnogi od teh jeznih zaposlenih so navdušeni nad možnostjo, da se njihov glas sliši - zlasti če vedo, da ga bo zaslišalo višje vodstvo.

Pomemben je tudi čist in poenostavljen postopek. Ne glede na to, ali gre za splet ali papir in svinčnik, je treba obrazce za izhodni intervju lepo sestaviti z intuitivno in enostavno razumljivo anketno obliko.

Logistične težave so drugo glavno področje za pregled v vašem postopku izstopnega intervjuja. Na splošno obstajajo šibke povezave v vseh procesih in izstopni intervjuji niso izjema. Vaš pregled mora vključevati celotno verigo dogodkov, ki se začne, ko zaposlenec obvesti in konča, ko zaposleni predloži izhodni razgovor.

Preverite postopek izhoda iz intervjuja

Lahko začnete z revizijo procesa izhoda iz intervjuja, tako da ugotovite naslednje informacije.

• Kako zaposleni na splošno obvestijo o svoji nameri, da ga prekinejo?
• Kdo je prva oseba, ki je bila obveščena, in kolikšno obvestilo je običajno podano?
• Kdo pove oddelku za človeške vire in kako? Kako kmalu po prejemu obvestila zaposlenega? Kdo je v HR prvi obveščen?
• Kdo je odgovoren za začetek izhodnega razgovora? Kdaj je ta oseba (-e) obveščena (-e) o odpovedi delavca?
• Kako je zaposleni obveščen o izhodnem razgovoru? Kdo? Katero metodo? Kdaj?
• Ali je v procesu izstopnega intervjuja jasno razvidno, ali gre za človeške vire? Ali tisti, ki so vključeni v proces, razumejo pomembnost in nujnost izhodnih razgovorov?
• Kaj je zaposleni povedal o izhodnem razgovoru? Na kakšen način se jih spodbuja k dokončanju izhodnega intervjuja? Ali so zaposleni povedali več kot enkrat in na več kot en način?
• Ali je izhodni intervju lahko dokončan?
• Kdaj in kje bo zaposleni končal izhodni intervju? Ali obstaja preprost dostop do potrebnih virov?
• Ali ima zaposleni zasebnost, s katero zaključi izhodni intervju, če ga dokonča v službi?
• Ali nadzorniki in upravljavci podpirajo proces izstopnega intervjuja? Ali se bojijo prejemati negativne povratne informacije od zaposlenih? Ali se zanašate na prestrašene nadzornike, da posredujejo informacije o izhodnem razgovoru zaposlenim?
• Ali je za zaposlene enostavno, da predložijo svoje intervjuje za izhod?

Oglejte si vsa od zgoraj navedenih revizijskih vprašanj in si poglejte postopek izhoda iz intervjuja. Ugotovite, kaj lahko storite za izboljšanje vsakega od teh področij. Po končanem pregledu lahko takoj začnete izvajati izboljšave.

Ponovno izmerite postopek za izhod iz intervjuja

Nekatere spremembe, ki jih naredite, bodo zelo hitro izboljšale delež udeležencev. Drugi bodo potrebovali več časa, da bodo učinkovito prodrli v kulturo podjetja.

Ponovno izmerite stopnjo udeležbe na tri mesece, šest mesecev, devet mesecev in dvanajst mesecev. Z oznako dvanajstih mesecev lahko pričakujete dramatično izboljšanje stopenj udeležbe v vašem intervjuju. To pomeni, da boste imeli več podatkov, ki jih lahko uporabite za omejitev prometa in povečanje zadržanja zaposlenih.

Zaključek

Vrednost vaših izhodnih razgovorov lahko znatno povečate s povečanjem števila zaposlenih, ki prenehajo delovati in sodelujejo v postopku izstopnega intervjuja. Z pregledovanjem in izboljšanjem vsebine in strukture izhodnega intervjuja, skupaj s svojimi notranjimi postopki, lahko dosežete znatno povečanje stopnje udeležbe.

Razmislite tudi o možnosti, da dejanski osebni razgovor z uslužbencem za kadrovske zadeve ne bo samo izboljšal vaših stopenj udeležbe, temveč bo zagotovil boljše informacije. Ne morete podcenjevati vrednosti naknadnega zaslišanja.

--------------------------------------------

Beth Carvin je izvršna direktorica korporacije Nobscot z izkušnjami na področju poslovanja, podjetništva, človeških virov, zaposlovanja, prodaje in poslovnega razvoja.