Strukture upravljanja projekta

Ali veste, kaj je vodenje projekta in kako izgleda? Ali kaj storiti, če delate v okolju, kjer ne obstaja? Začnimo z opredelitvijo.

Upravljanje projekta: definicija

„Upravljanje“ v smislu upravljanja projektov se nanaša na politike, procese, standarde, postopke in smernice, ki določajo, kako se vodijo, vodijo in nadzirajo projekti v vaši organizaciji.

Upravljanje je lahko obsežno in „težavno“ z veliko birokracije, ali pa je nejasna in „lahka“ (v tem primeru je verjetno neučinkovita). Vodstvo bi si moralo prizadevati za ustrezno raven upravljanja za svoje okolje in kulturo. Zagotavljanje, da so vaše politike upravljanja primerne za namen, je ključni dejavnik pri zagotavljanju njihove učinkovitosti.

Upravljanje se začne na vrhu. Upravni odbor podjetja mora biti zavezan ideji dobrega upravljanja in dejstvu, da je treba projekte ustrezno upravljati v okviru določenih smernic. Ta odnos in pričakovani standardi se bodo filtrirali do projektnih odborov in vodij projektov (in programskih skupin, kjer ti obstajajo).

Zakaj je pomembno upravljanje projekta?

Vaš sponzor projekta in druge ključne zainteresirane strani želijo vedeti, da proračun projekta porabljate na pravi način. Želijo si, da bi učinkovito spremljali napredek vašega projekta in se po potrebi vključili v obvladovanje projektnega tveganja.

Toda utemeljitev dobrega upravljanja projektov gre dlje od tega.

Upravljanje zahtevajo stranke, zlasti tiste v javnem sektorju. Vlade in zakonodajalci zahtevajo (in v nekaterih primerih uveljavljajo) določene standarde za določene projekte. Upravljanje ni samo notranje vprašanje: številna podjetja, ki delujejo na reguliranih trgih, bodo morala upoštevati smernice zunanje zakonodaje, kot je Sarbanes-Oxley. Vodenje projekta predstavlja majhen del dokazovanja, da vaše podjetje deluje učinkovito in v okviru določenih smernic in predpisov za vašo industrijo.

Vodenje projekta vam pomaga tudi:

• Izboljšajte donosnost naložb in učinkovito sledite tem naložbam
• Pridobite buy-in za projekte
• Izogibajte se pogostim razlogom, zakaj projekti ne uspejo
• Bolj učinkovito komuniciranje
• Uvesti standardizacijo med projekti, da bi bilo lažje primerjati uspešnost
• Zmanjšajte tveganje
• Razviti in motivirati osebje v strukturiranem okolju

Kakšno upravljanje projekta izgleda

Zdaj vemo, kakšno je vodenje projekta, kako izgleda na projektu? Tu so vrste dejavnosti, ki prikazujejo upravljanje v projektnem okolju:

• Obstaja discipliniran življenjski cikel projektnega vodenja, ki vključuje določene točke za odobritev. To so točke, kjer se razpravlja o izvedljivosti projekta in se odloči, ali naj se delo nadaljuje ali ne.
• Projekti imajo jasen poslovni primer, poslovne zadeve pa imajo dovolj informacij, da lahko upravljavske skupine sprejemajo prave odločitve.
• Te odločitve so ustrezno dokumentirane in sporočene.
• Ljudje, ki delajo na projektih, imajo določene vloge in odgovornosti.
• Obstaja kultura stalnega učenja, ki projektnim skupinam omogoča nenehno izboljševanje in razpravljanje o izkušnjah, pridobljenih v okolju brez krivde.

• Obstajajo postopki in postopki, ki projektnim skupinam omogočajo, da pregledajo svoj projekt in po potrebi zaprosijo za neodvisno podporo.
• Zainteresirane strani so vključene in zaupajo procesu.
• Projektne skupine sestavljajo posamezniki, ki so izkušeni in usposobljeni za ustrezne vloge.

Upravljanje projektov je povezano s strukturami upravljanja v organizaciji na splošno. Če menite, da je glavni cilj vodenja projekta zagotoviti, da se projekti izvajajo na pravi način, lahko vidite, kako se povezuje s finančnim upravljanjem na ravni podjetij, obvladovanjem tveganj podjetij in še več.

Vodenje projekta bi se moralo popolnoma ujemati z vašimi trenutnimi organizacijskimi procesi. Z drugimi besedami, ne ustvarjajte popolnoma novega procesa finančnega poslovodenja, ko ga že imate, ki deluje na drugih področjih! Uporabite trenutno obstoječe in prilagodite poslovne procese, da bodo primerni za uporabo v projektnem okolju.

5 Področja osredotočenosti na vodenje projektov

Ko boste začeli razmišljati o tem, se boste zavedali, da je upravljanje projektov razširjeno skozi vse elemente projektnega vodenja. Vendar pa obstajajo nekatera ključna področja, na katerih je upravljanje še posebej pomembno.

1. Metodologije in procesi: ti pomagajo pri zanesljivem in trajnostnem zagotavljanju dela.
2. Upravljanje znanja: To je ključno za pridobljene izkušnje in zagotavljanje, da se organizacija nauči iz izkušenj projekta. Upravljanje znanja je bistvenega pomena, če želite večkrat prekiniti enake napake.
3. Zrelost projektnega vodenja: s povečevanjem zrelosti organizacijskega projektnega vodenja se bo vaša zmožnost uspešnega izvajanja povečala.
4. Višina na višji ravni: Zaveza k upravljanju projekta se začne na vrhu. Če imate podporo pri upravljanju, se bo to zmanjšalo na vseh ravneh poslovanja in pristop k upravljanju bo bolj trajnosten.

1. Podporna kultura: Kultura podpore, ne pa krivde, bo zagotovila, da bodo vodje projektov imeli pravo okolje, v katerem bodo uspešni. Podporna kultura, ki jo vodi urad za vodenje projekta ali direktor projekta, bo vodjem projektov pomagala pri doseganju njihovih ciljev in ciljev projekta.

Kaj storiti, če ni korporacijskega standarda

Številni vodje projektov v manjših organizacijah se znajdejo v projektih v okolju, ki podpira, in kjer obstaja pristop za koncept vodenja projektov, vendar brez formalnih organizacijskih struktur, s katerih bi se lahko hranili.

V tem primeru - in to ni izključno za majhne organizacije - boste oblikovali svoj model upravljanja projekta iz nič. Če ne bo pristopa k upravljanju projekta, ki ga lahko odstranite s polica in se prilegate svojemu projektu, boste morali zgraditi svoje.

To ni tako težko, kot se zdi!

Začnite z nastavitvijo osnov:

• Ustvarite dokumente o vlogah in odgovornostih
• Poskrbite, da imate sponzorja projekta
• Poskrbite, da imate projektni odbor ali usmerjevalno skupino in organizirate redne sestanke, za katere sprejmete in razdelite minute
• Vzpostavite proces upravljanja s tveganji
• Nastavite proces upravljanja sprememb
• Zgradite točke v svoj projektni načrt, kjer preverite izvedljivost projekta glede na prvotne cilje poslovnega primera (konec vsake faze je naravna točka za preverjanje).

Konec koncev je odgovornost sponzorja projekta, da zagotovi ustrezno upravljanje, vendar lahko tudi vodje projektov pri tem prevzamejo aktivno vlogo.

Upravljanje je lahko eden od najbolj surovih tem pri vodenju projektov, vendar je eden najpomembnejših. To je način, na katerega višje vodstvene skupine vedo, da opravljate dobro delo in da jim zagotavlja, da se projekt odvija tako, kot bi moral. Zagotavlja tudi preglede in ravnotežja, ki jih upravljavci potrebujejo, da vedo, da se denar porabi na načine, ki so primerni in usklajeni s poslovnim primerom.