Kako napisati zahtevo za predlog ali RFP

Zahteva za predlog, ki se včasih imenuje RFP ali RFQ ("zahteva za ponudbo"), je dokument, ki ga družba izda, ko želi kupiti izdelek, in želi, da so njegove specifikacije dostopne javnosti. To se ponavadi zgodi, ko bo več podjetij ponudilo delo, RFP pa povabi konkurenčnejše cene. Ampak, če ne pripravite RFP pravilno, vaš napor lahko proizvajajo ponudbe, ki so izguba časa, ali še huje, ne ponudbe na vseh. Tukaj je, kako ustvariti RFP, da zagotovite najboljše rezultate.

Težava: Povprečje

Potreben čas: Nekaj ​​dni

12 korakov

1. Naredi svojo domačo nalogo:Ugotovite, kaj potrebujete, kaj želite in kaj je mogoče, preden začnete pisati RFP. Ne izdajte RFP-ja za stroj, ki lahko proizvede 1.500 pripomočkov na uro, če niste nikoli prodali več kot 25 mesečno. Ni smiselno izdajati RFP-ja za avto z visoko zmogljivostjo, ko lahko kurir prehaja tako hitro na kolo.
2. Razlikujte svoje potrebe in želje: Če želite kupiti aplikacijo, ki lahko prenaša slike med sedežem in dostavnimi vozili na delovnem mestu, lahko določite število slik, ki jih potrebujete na sekundo, največjo velikost slik, ki jih potrebujete, in potrebno resolucijo. Čeprav bi bilo lepo imeti te slike v barvah, se odločite, ali je to res potrebno. Če res potrebujete določeno specifično, uporabite besede, kot so "bo,", "mora" in "mora". To pomeni, da so to zahteve. Specifikacije, ki so zgolj "hočejo", je treba opredeliti z besedami, kot so "lahko", "lahko," in "neobvezno."

1. Odločite se, kakšen bo zmagovalec: Predlogi, ki jih boste dobili kot odgovor na vaš RFP, se bodo razlikovali. Vsako odzivno podjetje bo imelo različne prednosti in slabosti. Nekateri bodo osredotočeni na najnižje stroške. Drugi se bodo osredotočili na najboljšo kakovost. Drugi pa bodo ponudili popoln nabor funkcij. Spredaj določite, kaj iščete - najnižjo ceno, najhitrejšo dostavo ali kombinacijo obeh.
2. Organizirajte dokument: Vse, kar pišete za podjetja, bi bilo treba pretehtati in jih organizirati. Osnutek je dober začetek. Potrebovali boste vsaj razdelke za uvod, zahteve, merila za izbiro, časovne roke in procese. Mnogi od teh oddelkov bodo imeli pododdelke.

1. Napišite uvod: Tukaj boste potencialnim ponudnikom pojasnili, zakaj objavljate RFP in kaj s tem želite doseči. V uvodu je lahko tudi povzetek ključnih točk, ki so izločene iz drugih oddelkov, vključno z rokom. Uvedba RFP-ja za sistem za prenos slik bi lahko prebrala nekaj takega: "Podjetje XYZ zahteva predloge za zelo zanesljiv in enostaven sistem, ki lahko prenaša slike iz glavne pisarne v dostavna vozila kjer koli v metropolitanskem območju. Odzivne ponudbe prejeti do ponedeljka, 5. marca 2007, ob 8. uri po PST. "

1. Pojasnite zahteve: Ta del je eden najpomembnejših in ponavadi traja največ časa. Določiti morate velikost in jasnost slik, ki jih želite prenesti, in potrebno hitrost. Bodite natančni, vendar ponudnikom ne povejte, kako želite, da se delo opravi, če to ni bistveno. Morda boste želeli razdeliti ta del na pododdelke. Na primer (a) velikost in kakovost slike (b) prenos, ki lahko vključuje želeno hitrost in vse zahteve, zaradi katerih je prenos varen (c) želenih možnosti, kjer lahko barvo navedete kot zaželeno možnost.

1. Kriterij izbora: Tukaj boste povedali ponudnikom, kako boste izbrali zmagovalno ponudbo. Lahko razkriješ toliko, kolikor želiš. To je dobra ideja, da vključite stavek, kot je, "zmagovalni ponudnik, če obstaja, bo izbran izključno s sodbo XYZ Company." Morda boste želeli ustvariti preglednico, ki vsaki ponudbi dodeljuje določeno število točk v vsaki kategoriji.Nato lahko ekipa izbere najboljšo ponudbo od tistih s tremi najboljšimi rezultati.
2. Časovni roki: Ta razdelek pove podjetjem, kako hitro morajo ukrepati in kako dolgo naj bi bil proces. Bodite razumni, ko nastavite svoje roke. Ne zahtevajte predlogov za kompleksne sisteme, nato pa ponudnikom ponudite le nekaj dni časa, da se odzovejo. Dovolite več časa za pripravo ponudbe, če je vaš RFP velik, če je vaš želeni nakup zapleten ali če potrebujete zelo podroben odziv. Prav tako lahko ponudnikom poveste, kako dolgo bo potekal postopek ocenjevanja, ko bodo o tem obveščeni, če bodo uspešni, in kako hitro bodo dosegli, kar so obljubili.

1. Postopek: V tem razdelku pojasnite, kako bo potekal postopek - od pošiljanja RFP do oddaje naročila in kdaj se bo delo začelo. V tem razdelku bi lahko rekli: »Ponudbe bodo zapadle na datum, ki je naveden v 8. koraku. Vse ponudbe bodo pregledane, da se zagotovi, da izpolnjujejo vse zahteve in se odzivajo. Vse odzivne ponudbe bodo ocenjene v kategorijah X (lahko navedete kategorije, če želijo) in trije najboljši ponudniki bodo ocenjevani s strani ekipe, ki je predložila predlog, da izberejo najboljšega ponudnika in nadomestnega ponudnika. Pogajanja z zmagovalnim ponudnikom bodo v dveh tednih pripeljala do oddaje naročila. "

1. Odločite se, kako poslati RFP: Večina RFP-jev je poslana po pošti, vendar jim ni treba. RFP lahko pošljete po e-pošti ali pa ga objavite na spletni strani vašega podjetja. Samo določite ime (ali številko ponudbe), ki bi jo morali ponudniki uporabiti za identifikacijo RFP-ja, na katerega se odzivajo.
2. Odločite se, kdo bo prejel RFP: Morda ste že identificirali dobavitelje, od katerih želite kupiti. Vaše podjetje morda celo ima seznam sprejemljivih prodajalcev. V nasprotnem primeru lahko poiščete možne prodajalce prek vašega strokovnega omrežja, če iščete v spletu ali z zaupanjem prodajalcem drugih materialov za njihova priporočila. Ne omejujte seznama tistih, ki prejmejo vaš RFP, samo za velika podjetja ali uveljavljene prodajalce. Morda boste našli boljše ideje in še boljše cene za manjše prodajalce, ki so pogosto bolj nagnjeni k zmagi vašega podjetja.

1. Obvestite zmagovalca: Ko končate vse zgornje korake, je čas, da naredite preskok in obvestite zmagovalca RFP, da je čas za napredovanje pri projektu.