Kako pripraviti načrt za zunanje izvajanje

Zaradi veliko razprav o zunanjem izvajanju v medijih se zdi, da je zapleten, vendar je dokaj preprost. Tudi v naših domovih "oddajamo" veliko nalog: kuhanje, vzdrževanje naših trat in skrb za otroke, samo da navedemo nekaj. Ko nimamo časa, žarišča ali veščin, da bi sami opravili delo, iščemo nekoga, ki lahko, in nekoga, ki bo opravil delo za ceno, ki si jo lahko privoščimo. Korporacije delujejo na enak način, čeprav lahko njihove odločitve vključujejo več dejavnikov in nosilcev odločanja.

Razvojnega procesa

Toda ko družine sprejemajo različne odločitve, lahko korporacije pridejo do presenetljivo različnih odločitev o zunanjem izvajanju.Ni predloge, ki bi veljala za vsa podjetja, vendar obstaja postopek, ki ga morajo upoštevati vsa podjetja:

Realizacija

V preteklosti številne korporacije morda niso niti vedele, kaj je bilo zunanje izvajanje. Danes vedo o outsourcingu, vendar se morda ne zavedajo, koliko outsourcinga (in outsourcinga) programov, ki jih že delujejo: kopirni centri, poštni prostori, upravljanje objektov, IT in celo deli korporativnega pravnega oddelka. Zunanje izvajanje morda ne bo rešilo vseh težav, toda spoznavanje prejšnje generacije pogodb bo določilo nove projekte in zagotovilo dragocen vpogled.

Postavljanje ciljev

Da bi bili uspešni pri ustvarjanju programa za zunanje izvajanje, morate določiti specifične cilje, kot so zmanjšanje skupnih stroškov podjetij za pet odstotkov, osredotočenje na učinkovitost za eno samo lokacijo ali pa pogledati le funkcije, ki se izvajajo v eni poslovni enoti. Cilji ne potrebujejo izjemnih podrobnosti. Ker se vaše zunanje izvajanje povečuje, se bodo definicije spremenile.

Sodelovanje

Potrebujete udeležence iz številnih strokovnih področij, da zagotovite prispevek k načrtu, preverite predpostavke in zagotovite strokovno presojo. Ko preidete s splošnega načrta na določene projekte, boste ta postopek ponovili in ustvarili podskupine s še bolj specifičnim znanjem.

Identifikacija

Zdaj, ko imate cilje in strokovnjake za identifikacijo in razlago informacij, je čas, da določite specifične projekte za svoj program zunanjega izvajanja. Vsako podjetje razvija drugačna merila in ga kultura spodbuja tako, kot s finančno ali operativno analizo, vendar obstajajo skupna merila, ki jih je treba upoštevati:

• Prejšnje odločitve: Vaše podjetje je verjetno sprejelo prejšnje odločitve o uporabi oseb, ki niso zaposlene, kot so začasni delavci ali pogodbe o storitvah. Za podrobnosti si pomagajte z naročili in svojim PMO (Project Management Office). Oglejte si, kako so obravnavali vprašanja na tem seznamu, in pripravite pridobljena spoznanja.
• Strokovno znanje: Ali opravljate funkcije ali izdelujete izdelke brez zadostnega strokovnega znanja ali imate težave pri zadržanju upraviteljev? Ali ima sedanje vodstvo načrt za reševanje teh težav? Če ne, bi to lahko bil dober projekt zunanjega izvajanja.

• Kakovost: Tudi če ima funkcija ljudi, ki imajo ustrezne spretnosti in izkušene menedžerje, morda ne boste dobili potrebne storitve. Ali vodja izvaja ankete strank? Kaj kupci pravijo o izdelkih ali storitvah? Razlika v kakovosti ali pomanjkanje zanimanja za storitve za stranke je druga zastava za zunanje izvajanje.
• Cena: Izjemno kakovostna storitev ni nujno dobra vrednost. Kako se vaši stroški primerjajo s konkurenti? Ali funkcija izdeluje mesečna poročila: stroški na enoto, stroški delovanja, večletni trendi stroškov? Če ta funkcija ne more izdelati teh poročil, lahko zunanja storitev zagotovi večjo preglednost vaših operacij.

• Lestvica: Ko boste pregledali celotno podjetje, boste izvedli številna nepričakovana odkritja. Ostani zbran! En velik projekt je boljši kandidat za zunanje izvajanje kot več manjših projektov. Ta en sam velik projekt bo zahteval veliko manj administrativnih in upravljavskih virov. Hranite izčrpen seznam, vendar samo izberite kandidate, ki imajo velik vpliv na vaš prvi projekt.
• Varnost: Zdaj imate dobro predstavo o potencialnih projektih. Čas je, da jih filtriramo v skladu z varnostnimi standardi. Varnost je kompleksna in sporna tema. Za različne panoge veljajo različni standardi, nekatera podjetja pa so bolj varna kot njihovi konkurenti. Razumeti notranje in industrijske standarde ter ustrezno omejiti zunanje izvajanje projektov. V razprave vključite pravno, informacijsko tehnologijo, varnost podjetja, skladnost (če se uporablja) in vse oddelke za tveganje.

• Določanje prednosti: Vsak zgornji element (in morda druge značilnosti) mora biti ocenjen, nato pa mora biti vsakemu projektu dodeljena skupna "vrednost zunanjega izvajanja". Nedvomno se bo veliko razpravljalo o tem, katere značilnosti so najpomembnejše, če so njihovi rezultati točni in ali je treba upoštevati druge značilnosti. Ne bodite presenečeni, če ta proces traja mesece ali celo leta.
• Sporočilo: Do takrat, ko ste dali prednost potencialnim projektom, ste imeli veliko srečanj in se pogovarjali z veliko ljudmi. Pričakujte, da bodo te razprave javne informacije v oddelkih, ki ste jih ciljali za zunanje izvajanje. Vedno domnevajte, da bodo te razprave prišle do vašega zaposlenega, pogosto v realnem času. Potrebno je pripraviti in pripraviti skrbno premišljene korporativne komunikacije. Nikoli ne pustite, da govorice postanejo boljši vir informacij kot dejstva.

Izvajanje

Na koncu tega procesa boste imeli svoj prvotni načrt za zunanje izvajanje. Ko izvajate ta načrt, je veliko več korakov: potrditev podatkov, oblikovanje pododborov za posebne projekte, identifikacija prodajalcev, vodenje pilotov, dodeljevanje pogodb itd. Vendar pa vam razvoj vašega načrta nudi prve in najpomembnejše korake.