Dajte svojemu šefu zaupanje z načrtom za obvladovanje tveganja

Najboljši vodje projektov imajo popolno zaupanje vodje in sponzorja projekta. Izvršitelji za svojimi projekti jim verjamejo, ko pravijo, da potrebujejo dodatna sredstva, več sredstev ali pomoč pri reševanju problema.

Ko delate v tveganih situacijah, potrebujete pravi komplet. Kot pohodnik z nahrbtnikom z vrvjo in derezami potrebujete tudi orodja za obvladovanje projektnih tveganj.

S svojim načrtom za obvladovanje tveganja lahko povečate zaupanje vašega vodje v vaš projekt. Preprost postopek v petih korakih lahko zelo spremeni način, kako vaš šef vidi vaš projekt (in vas).

Kaj je upravljanje s tveganji pri vodenju projektov?

Obvladovanje tveganj pri projektnem vodenju je proces ugotavljanja, ocenjevanja in odzivanja na projektna tveganja.

Projektna tveganja so stvari, ki lahko vplivajo na projekt (pozitivno ali negativno, toda na splošno ljudje tveganje razumejo kot dogodke, ki bi negativno vplivali na projekt).

Ali je vaš projekt velik ali majhen, bo z njim povezana tveganja. To je lahko vse, od nevarnosti, da bo vaša šolska parada padla v nevarnost, da se bo cena zvišala na kritično komponento vašega novega vezja.

Tveganje projekta, če ga ne upravljamo pravilno, lahko oteži uspešno izvedbo vašega projekta. Nepreverjena tveganja lahko dodajo čas na vaš urnik, delo za vaš čas in denar za vaš proračun. Vodstvo postane nervozno zaradi takšnih stvari. Vsega se je mogoče izogniti z načrtom za obvladovanje tveganja.

Načrtovanje obvladovanja tveganja

Načrt za obvladovanje tveganj je odličen način, da povečate svoje zaupanje v zmožnost vaše projektne skupine, da doseže - in to preliti v povečanje zaupanja vašega vodje. Želite, da verjamejo, da to lahko storite, in želite, da se zavedajo, kaj vas lahko ustavi pri uspešnem izvajanju projekta. Načrt za obvladovanje tveganj je odlično orodje za to.

In ugani kaj? Začeti je zelo enostavno.

Upravljanje tveganj pri projektih je preprost postopek v 5 korakih. Ne naredimo bolj zapletenega, kot mora biti. To je nekaj, kar lahko začnete danes, se pripravite na razpravo na naslednjem srečanju in ga dokončate, ko nekdo tipka zapisnike.

Postopek obvladovanja tveganja v 5 korakih

Kot pri mnogih delih projektnega vodenja je upravljanje tveganj proces. Pet korakov je:

1. Začnite
2. Prepoznajte
3. Ocenite
4. Načrtuj odgovore
5. Izvajati

Če vam ti pogoji trenutno ne pomenijo veliko, prosim, držite se tega - razložil bom vse.

1. korak: Začnite

Najprej želite nastaviti kontekst za upravljanje tveganj v okolju za upravljanje projektov.

Tukaj verjetno ne bo veliko dela, ker bo nekdo v vašem podjetju že pripravil politiko upravljanja podjetij in vse, kar morate storiti, je, da jo ugotovite. To bo pojasnilo pristop podjetja k tveganju in morda celo pooblastilo za predloge, ki jih potrebujete. Predloge vam vedno prihranijo delo, zato bodite pozorni tudi na te predloge!

Tudi če nimate politike podjetja o tveganju, lahko nekdo drug, ki upravlja projekte skupaj z vašim, ima načrt za obvladovanje tveganj, ki ga lahko kopirate. Zakaj izumiti kolo? Ponovna uporaba dokumentov je nujna, če želite prihraniti čas in narediti več.

Uporabite tisto, kar ste ugotovili, da pripravite načrt za obvladovanje tveganja za vaš projekt. To je del vašega celotnega načrta upravljanja projekta in govori o tem, kako boste pristopili k obvladovanju tveganj v vašem projektu.

Če ne veste, kaj naj vstavite, preberite! Naslednji koraki vam bodo dali boljšo predstavo o tem, kaj naj govorite v svojem načrtu za obvladovanje tveganj.

To izboljša zaupanje s: Pokažite svojemu vodji, da imate pristop k obravnavanju negotovosti v vašem projektu in da boste aktivno upravljali s tveganji.

2. korak: Prepoznajte

Ko je opisan pristop, lahko začnete z delom.

Zdaj prepoznate tveganja, ki bodo vplivala na vaš projekt. To je le časovni posnetek in vaš register tveganj je nekaj, kar se boste želeli znova in znova vrniti, da bi zagotovili, da bo na njem tudi kaj novega.

Tveganja lahko identificirate z uporabo kontrolnega seznama skupnih tveganj, intervjuja z zainteresiranimi stranmi o projektu (zlasti težkih deležnikov, saj imajo na splošno veliko povedati o tem, kaj bi lahko šlo narobe), razmislek o možganih in uporabo vašega zdrave pameti.

Iščete stvari, ki bi lahko povzročile težave, če bi se kdaj zgodile. (Ne pozabite, da se tveganja še niso zgodila. Težave s projektom so stvari, ki so se že zgodile.)

Ne glede na to, da to delate, morate vsekakor vključiti druge ljudi. Sami sami ne boste imeli celotne slike in na koncu boste manjkali.

Tveganja lahko in bi jih moral identificirati vsakdo. Kot vodja projekta je vaša naloga, da spodbujate svoje sodelavce, da z vami dvignejo tveganje, tako da lahko kot ekipa naredite nekaj z njimi.

Vse ugotovljene nevarnosti je treba zabeležiti v register tveganj. Če imate koordinatorja projekta v skupini ali osebo, ki podpira projekt, lahko to storijo. V nasprotnem primeru je to del upravnih nalog, ki jih morate opraviti.

To izboljša zaupanje s: Dokazati, da se zavedate ključnih tveganj, ki lahko vplivajo na vaš projekt, in da imate na voljo sredstva za stalno obveščanje o novih tveganjih.

3. korak: Ocenite

Tveganja se nato ocenijo glede na verjetnost in vpliv. Ta podroben članek o tem, kako oceniti projektno tveganje, vas za to zajema. Dobro preberite, če ne poznate postopka.

Kot nadaljnji ukrep lahko ocenite tudi bližino, kar pomeni, kako dolgo je tveganje verjetno. Tveganje z veliko bližino bi se lahko kmalu zgodilo. Tveganje z majhno bližino se lahko zgodi v nekem trenutku v daljni prihodnosti. To vam lahko da še en dejavnik, ki daje prednost vašemu času in energiji pri obravnavanju tveganj.

To izboljša zaupanje s: Zagotavljanje, da bo vaš vodja in vsi v ekipi imeli jasno predstavo o tem, kaj bi se zgodilo, če bi se katero od teh tveganj dejansko uresničilo.

4. korak: Načrtujte odgovore

Zdaj smo prišli do mesnega dela vašega načrta za obvladovanje tveganja. V tem koraku ugotovite, kako upravljati tveganje, tako da ugotovite ustrezen odgovor.

To počnemo, ker je do sedaj vse, kar imate, seznam tistega, kar bi se lahko zgodilo, da bo vaš projekt v prihodnosti preusmeril smer in kako velik bo posel. Tisto, kar vaš direktor želi vedeti, je naslednje: Kaj boste storili glede tega?

Na splošno obstajajo 4 stvari, ki jih lahko naredite za obravnavo in upravljanje projektnega tveganja. To so:

• Izogibajte se
• Prenos
• Zmanjšajte (tj. Zmanjšajte)
• Sprejmi.

Te so podrobno zajete v tem globokem potopu v strategije odziva na tveganja za negativno tveganje.

Nekatera tveganja so lahko pozitivna. Na primer: obstaja tveganje, da boste prodali toliko novega izdelka, da boste zrušili telefonske linije. To bi bil lep problem, vendar je to še vedno tveganje, ki bi ga morali načrtovati.

Obstaja več načinov, kako se lahko pripravite na pozitivno tveganje, vključno z:

• Izkoristite
• Deliti
• Izboljšajte
• Sprejmi.

O njih se podrobneje razpravlja o strategijah odziva na tveganja za pozitivno tveganje.

Morate ugotoviti, katera strategija odziva je najboljša za vsako tveganje v vašem registru. Na primer, morda se boste odločili, da bo tveganje, da bi se tovarniško zrušilo streho, nekaj, kar boste preprosto sprejeli, ker se to verjetno ne bo zgodilo. Toda tveganje, da zastrupitev s hrano vzame polovico vaše delovne sile, je nekaj, kar boste aktivno ublažili s preusposabljanjem vsega vašega gostinskega osebja. Če se je to zgodilo že prej in je pravzaprav zelo verjetno, če ne storite kaj takega, boste želeli zmanjšati tveganje.

Ko je odgovor opredeljen in dogovorjen, se lahko imenujejo lastniki tveganj za izvajanje akcijskega načrta za obvladovanje tveganja. Z drugimi besedami, potrebujete nekoga, ki bo odgovoren za pregledovanje nalog, za katere se strinjate.

To izboljša zaupanje s: Pokažite svojemu vodji, da ste premislili, kaj morate storiti glede stvari, ki bi lahko povzročile težave za vaš projekt, in da pripravljate načrte za zmanjšanje negotovosti in tveganja za projekt.

Korak 5: Izvedite

Vaš načrt za obvladovanje tveganja bi moral do zdaj vključevati, kdo bo odgovoren za izvajanje aktivnosti za zmanjšanje tveganja za vsako tveganje. Zdaj bi morali opraviti te naloge, tako da aktivno upravljate z odprtimi tveganji.

To izboljša zaupanje s: Dokazovanje, da lahko vi in ​​vaša projektna skupina sledite temu, kar ste rekli, da boste storili. S poročanjem o tem, kaj ste dosegli, in tveganjih, ki ste jih zmanjšali, vam vaša vodstvena ekipa pokaže, da resno razmišljate o doseganju in izvajanju tistega, kar je potrebno, da vaš projekt v prihodnosti ustreza težavam.

Ko je tveganje minilo - ko ni več relevantno, ker se je zgodilo ali se ne more več zgoditi - ga lahko zaprete iz registra tveganj.

Z uvedbo tega načrta za obvladovanje tveganj lahko ločite od drugih upraviteljev. Vaš lastni šef bo imel dokaze, da lahko razmišljate strateško in ustvarjalno o tem, kaj lahko povzroči, da se vaš projekt odcepi in - kar je najpomembnejše - naredite nekaj glede tega. Boste oseba, ki aktivno rešuje težave, preden se zgodijo, odstranijo ovire in so pripravljene na vse!

Biti viden kot dober pri obvladovanju projektnega tveganja je zanesljiv način, da ga poslovodstvo obravnava kot varen par ali roke. Ne potrebujete veliko izkušenj ali potrdil za uspešno upravljanje tveganj projekta (čeprav obstajajo formalne kvalifikacije za upravljanje tveganj). Ta preprost postopek v petih korakih bo kmalu pomenil, da je upravljanje projektnih tveganj vključeno v vaše projektne načrte.