Kako izvesti učinkovite sestanke, ki ustvarjajo rezultate

Ljudje porabijo toliko časa za poslovna srečanja, da je udejstvovanje srečanja v trajnostnih rezultatih prednostna naloga za uspešne organizacije. Ukrepi, zaradi katerih so poslovna srečanja uspešna, zahtevajo vodstvo vodje seje pred, med in po sestanku.

Če boste izkoristili prednosti teh dvanajstih nasvetov za upravljanje poslovnih srečanj, bodo vaša srečanja in ekipe delovala bolje in dosegla boljše rezultate.

Ukrepi pred poslovnim srečanjem

Ukrepi pred poslovnim sestankom vzpostavljajo temelje za doseganje rezultatov sestanka. Lahko naredite vse potrebno, vendar brez predhodnega dela ne boste uspešni.

Načrtujte poslovno srečanje

Učinkovita poslovna srečanja, ki prinašajo rezultate, se začnejo s pametnim načrtovanjem. Najprej ugotovite, ali potrebujete druge zaposlene, ki vam bodo pomagali pri načrtovanju srečanja (tj. Vlečenje ljudi iz nekaj oddelkov). Nato se odločite, kaj želite doseči s srečanjem in določite izvedljive cilje za vaše srečanje.

Cilji, ki ste jih določili za vaše poslovno srečanje, bodo vzpostavili okvir za učinkovit načrt sestankov. Kot pravi Stephen Covey v "Sedem navadah zelo učinkovitih ljudi", "Začnite s koncem v mislih." Namen sestanka bo določil osredotočenost sestanka, dnevni red sestanka in udeležence, ki jih boste morali udeležiti.

Poskrbite, da boste potrebovali srečanje

Morda se sliši nazaj, toda, ko boste razvili načrt poslovnega sestanka, se prepričajte, da je sestanek primerno sredstvo za uresničitev zastavljenih ciljev. Vodenje sestankov je drag podvig, če upoštevate plačljive stroške udeležencev. Naredite vse, da ugotovite, da je srečanje najboljša priložnost za rešitev problema, izboljšanje procesa ali oblikovanje dolgoročne ali kratkoročne strategije za vašo ekipo ali oddelek.

Zagotoviti ustrezno udeležbo na zasedanju

Če je poslovno srečanje primerno sredstvo za doseganje vaših ciljev, se posvetujte z udeleženci, katerih udeležba je potrebna za uspeh sestanka. To lahko zveni kot ne-pamet, vendar potuje navdušenega voditelja - ključni udeleženci morajo biti na voljo za udeležbo na srečanju.

Včasih ljudje pošljejo delegate v njihovi odsotnosti. Če se delegat udeleži namesto odločilnega nosilca odločanja, se prepričajte, da ima pooblaščeni uslužbenec pooblastilo za sprejemanje končnih odločitev, ki jih je mogoče podpisati. V nasprotnem primeru se sestanek odloži.

Pred sestankom razdelite predogled in ga pregledajte

Koliko sestankov ste se udeležili, ki se je začel s posredovanjem vodje sestankov, ki je razdelil list papirja ali izvedel predstavitev v PowerPointu za razpravo? To je frustrirajuće zaradi spuščanja v medeninaste taktike; srečanje postane skupina za branje - komaj produktivno za vaše podjetje.

Poslovna srečanja lahko naredite najbolj produktivna in zagotovite rezultate z zagotavljanjem potrebnih predpriprav pred sestankom. Zagotavljanje predhodnega dela, grafikonov, grafikonov in branja materiala 48 ur pred sestankom pomeni, da so vsi pripravljeni skočiti naravnost.

Dokumentacija, ki vam bo pomagala doseči cilje srečanja, lahko vključuje naslednje:

• poročil in podatkov
• in povezave do informacij o konkurenci
• mesečno prodajo
• načrtov proizvodnje
• Diapozitivi programa Microsoft PowerPoint, ki prikazujejo ključne točke razprave
• zapisniki sestankov, zapiski in nadaljnje spremljanje prejšnjih srečanj ali povezanih srečanj in projektov

Ukrepi, ki jih je treba sprejeti med poslovnim srečanjem

Med poslovnim srečanjem, če boste učinkovito izkoristili čas, boste ustvarili navdušenje nad temo in ustvarili zavezanost udeležencev. Ljudje se bodo počutili del nečesa večjega od njihovih vsakodnevnih izzivov. Zato bo dobro vodeno in aktivno srečanje, ki bo postavilo podlago za nadaljnje ukrepanje, prineslo rezultate sestankov.

Učinkovito pospeševanje poslovnih srečanj

Vodja srečanja postavi pozitiven in produktiven ton za interakcijo med udeleženci srečanja. Učinkovito pospeševanje sestankov se začne s pregledom ciljev ali pričakovanih rezultatov srečanja in dnevnega reda. Moderator pomaga članom skupine ostati osredotočen in produktiven.

Oblikovanje sestanka in dnevni red sta določila okvir sestanka. Učinkovit posrednik, ki udeležence vodi na pravi poti, kot rezultat srečanja zagotavlja doseganje pričakovanih, želenih rezultatov.

Vključite vsakega udeleženca v izvedljive ukrepe

Vsaka delovna skupina ima različne osebnosti, ki se pojavljajo na sestankih. Imate tihe sodelavce in ljudi, ki poskušajo prevladati nad vsako točko razprave. Ne glede na to, ali se srečanje organizira ali udeležuje, morate vsakega udeleženca vključiti v proces doseganja ciljev.

To zagotavlja, da je vsak udeleženec vložen v temo srečanja in bo nadaljeval. Ne boste imeli enega člana ali samega sebe, ki bi poskušal prenesti celoten tovor.

Ustvarite učinkovit načrt za spremljanje poslovnega srečanja

Med poslovnim sestankom pripravite načrt nadaljnjega ukrepanja s postavkami ukrepov. Učinkoviti načrti vključujejo naslednje:

• Posebni element dejanja
• Ime osebe, ki je prevzela lastništvo za izvedbo elementa dejanja
• Datum zapadlosti postavke dejanja
• Soglasje o tem, kaj je dokončanje točke ukrepa

Pogovorite se o resničnih scenarijih in ovirah za uspeh, ki jih člani skupine lahko doživijo, ko poskušajo doseči elemente, potrebne za doseganje rezultatov. Če potrebujete nadaljnje srečanje, nastavite čas pred odhodom udeležencev, da bo na koledarju vseh.

Ukrepi po poslovnem srečanju

Ukrepi in načrtovanje pred in med srečanjem imajo pomembno vlogo pri doseganju pričakovanih, pozitivnih in konstruktivnih rezultatov. Vaša dejanja po srečanju so prav tako ključna. Nadaljnje ukrepanje na naslednjem rednem sestanku ni nikoli dovolj za naložbo, ki bi zagotovila rezultate.

Objavi zapisnik sestanka

Objavite svoje zapisnike in akcijski načrt v 24 urah. Ljudje bodo najučinkoviteje prispevali k rezultatom, če bodo takoj začeli z akcijskimi elementi. Še vedno imajo svež spomin na sestanek, različne točke za razpravo in utemeljitev za vsako točko sestanka.

Tudi zamuda pri razdeljevanju minut bo vplivala na vaše rezultate, ker večina ljudi počaka na zapisnik, preden se lotijo ​​svojih obveznosti.

Učinkovito spremljanje poslovnega srečanja

Spoštovanje in upoštevanje rokov ter spremljanje vam bo pomagalo doseči rezultate vaših srečanj. Po sestanku mora vsaka oseba, ki ima postavko ukrepa, pripraviti akcijski načrt za izpolnitev vsake svoje obveznosti.

Ne glede na to, ali napišejo korake v svojem načrtovalcu, prenesejo naloge na drugo osebje ali takoj opravijo nalogo, je posameznik odgovoren za nadaljnje ukrepanje.

Rezultate sestankov lahko izboljšate tako, da spremljate vsako osebo na sredini med sestanki. Vaš cilj je preveriti napredek in zagotoviti, da so naloge v teku.

Odgovornost za nadaljnje spremljanje na naslednjem srečanju

Ali ste kdaj sedeli na spremljevalnem sestanku, ki ga je sestavljal vsak udeleženec, ki je skupini povedal, zakaj ne morejo izpolniti svojih obveznosti? Vzpostavitev norme ali običajne odgovornosti za rezultate se začne zgodaj v vašem ciklu sestankov.

Spodbujanje posrednika na sredini med sestanki pomaga, vendar mora skupina preprečiti, da bi obveznosti nesprejemljive. Udeleženci naj poročajo o napredku in rezultatih na naslednjem srečanju, pri čemer pričakujejo, da bodo vsi udeleženci izpolnili zastavljene cilje. Če je naloga zastala, na naslednjem sestanku preverite, ali obstaja legitimna zapora za napredek in določite, kako nadaljevati.

Razložite proces poslovnega srečanja za stalno izboljševanje

Praksa poročanja o vsakem poslovnem srečanju je močno orodje za nenehno izboljševanje. Udeleženci izmenično razpravljajo o tem, kaj je učinkovito ali neučinkovito glede trenutnega procesa poslovnega srečanja. Razpravljajo tudi o napredku, za katerega menijo, da ga skupina obravnava na to temo.