Nasveti za upravljanje proračuna za nove upravitelje

Verjetno je, da ko bo nekdo napredoval v svojo prvo vodilno vlogo, bo to prvič, ko bodo upravljali s proračunom oddelka.

Večina novih menedžerjev prejema malo ali nič formalnega usposabljanja o tem, kako razviti proračunsko napoved, spremljati njihove stroške ali kako narediti prilagoditve na sredi leta. Pogosto se jim izroči preglednico ali poročilo svojega vodje ali finančnega oddelka in pričakujejo, da bodo vedeli, kako to storiti, ali se učijo s poskusi in napakami.

Čeprav so lahko poskusi in napake učinkovit način za učenje nove spretnosti, bi bilo bolje, če novemu vodji ni bilo treba narediti preveč bolečih napak. Tukaj je nekaj nasvetov.

Investirajte čas za učenje od začetka

Ni boljšega časa, da zastavite "neumna" vprašanja kot takrat, ko ste čisto nekaj novega in tega še niste storili. Bolje je vprašati in preživeti čas vnaprej, ne pa počakati, da nekdo opozori na vaše napake. Zahtevajte čas od svojega upravitelja (ali predhodnika, če lahko) za pregled osnovne filozofije, splošnih ciljev, oblike in vsakega elementa vrstice. Če ima vaša organizacija finančno osebo, prosite osebo, naj preživi tudi z vami. Večina bo počaščena in pripravljena deliti svoje strokovno znanje.

Konec koncev, če vas bodo vnaprej pripravili na to, kako narediti stvari v skladu s svojimi specifikacijami, boste kasneje zanje manj pozorni.

Vzemite tečaj »Finance in proračun za nefinančne menedžerje«

Preverite v vaši lokalni univerzitetni poslovni šoli pod "Izobraževanje za vodilne delavce". Večina poslovnih šol ponuja eno do tri dni tečajev brez kreditov. Med ali po tečaju si vzemite čas, da pregledate letno poročilo vašega podjetja in razumete različna finančna razmerja in poročila.

Upravljajte svoj oddelek za proračun kot je to vaše lastno podjetje

Ko delamo za velike organizacije, ponavadi obravnavamo denar podjetja, kot da raste na drevesih. To ni in zdaj je vaša naloga upravljavca, da sprejmete osebno lastništvo sredstev vašega oddelka.

Bodite igralec ekipe

Če je mogoče, preglejte proračun svojega upravitelja. Čeprav je pomembno, da prevzamete lastništvo nad svojim proračunom, je vaša enota del večjega subjekta. Prosite svojega upravitelja, da vam pokaže, kje se vaš proračun ujema in podpira tako širšo sliko kot tudi soodvisnost z vašimi kolegi. Obstajajo primeri, ko drugi oddelek potrebuje denar za cilje, ki so višji od vaše. Ne čakajte, da vas bo vprašal, ali naj vam ga odvzame - bodite proaktivni in ponudite pomoč svojemu vodji vrstnikov. Videli boste, da je strateško in sodelovalno.

Ne igrajte Stupid Games

Samo zato, ker "vsi to počnejo", to ne pomeni, da ni neumno in slabo za družbo. Primer tipične neumne igre, ki jo igrajo menedžerji, je, da jo uporabite ali jo izgubite. Ko se približujete koncu leta, in če se vaš proračun izvaja pod vašo napovedjo. V preteklih letih, ko ste premalo porabili, je bil proračun za naslednje leto določen na podlagi dejanskega leta. Torej, če ne želite, da bi se vaš proračun spet zmanjšal, greste na nakupovanje - kupujete stvari, ki jih ne potrebujete ali jih skladiščite, če jih boste potrebovali.

Sledite svojim mesečnim stroškom in izvedite proaktivne popravke

Ne predvidevajte, da vam bo "nekdo" povedal, kdaj ste preveč proračunski. Pravzaprav boste morda morali zaprositi za mesečna poročila ali spremljati sami sebe. Ne čakajte do konca leta, ko je presenečenje (za vas in vašega šefa). Do takrat je prepozno za preiskavo in popravke. Bodite odgovorni, merite sebe in proaktivno poročajte svojemu upravitelju.

Bodite pregledni in vključite svojo ekipo

Delite svoj proračun s svojo ekipo, morda celo z vključitvijo v pripravo napovedi. Vključevanje vaše ekipe in pomoč pri razumevanju postopka priprave proračuna ustvarja občutek skupne odgovornosti in spodbuja vaše zaposlene, da najdejo kreativne načine za upravljanje stroškov.

Bodite strateški

Ne vzemite samo preteklih let in dodajte deset odstotkov napovedi za naslednje leto. Začnite z razvojem strategije in ciljev ter nato določite vire, ki so potrebni za doseganje teh ciljev. Če potrebujete več kot lani, pripravite poslovni primer, ki bo upravičil vašo zahtevo po dodatnem financiranju.

Ne pretiravajte

Medtem ko je upravljanje proračuna pomembna za upravljavca, nikoli ne izgubite iz vida najpomembnejših sredstev: vaših ljudi! Poskrbite, da boste porabili vsaj petkrat več časa, kot ste razvili svojo ekipo, da boste krčili številke.