Vprašanja in odgovori o intervjuju z upravnim pomočnikom

Ko opravljate razgovore za službo za administrativno pomoč, se bo anketar želel naučiti, kako pomembne so vaše kvalifikacije za delovno mesto in kako se boste ujemali s podjetjem in oddelkom.

Ker delo zahteva tako administrativne kot medosebne veščine, bodo upravljavci zaposlovanja pogosto spraševali o posebnih značilnostih, ki so vam na voljo za to delovno mesto, pa tudi o vaši manj izmerljivi sposobnosti ljudi.

Nasveti za obravnavo intervjuja

Pomembno je, da se zavedamo, da bo razprava verjetno presegala mehke spretnosti, kot so vaše komunikacijske sposobnosti, organizacijske sposobnosti ali pravočasnost. Tudi vi bi morali biti pripravljeni govoriti o trdih spretnostih.

1:14

Oglejte si zdaj: Kako odgovoriti 4 Pogosta vprašanja za administrativna opravila

Bodite pripravljeni na razpravo o programih programske opreme

Ker številni položaji upravnega pomočnika zahtevajo pogosto uporabo posebne programske opreme, boste morda morali razpravljati o različnih programih, s katerimi ste delali, o tem, kako ste uporabljali te programe, in o svojem nivoju strokovnega znanja.

• Vzorec odgovora:Rad uporabljam tehnologijo in spoznavam nove programe. Prav tako imam priložnost za poučevanje sodelavcev, ki morda niso tako spretni pri uporabi sistemov. V svoji zadnji službi v Kent Associates sem se prostovoljno posvetil pregledu sistemov vodenja projektov za ekipo strokovnjakov, ki sem jih podprla. Moj šef je odobril moje priporočilo in uvedli spletni sistem, Asana, ki nam pomaga pri sledenju projektov in izmenjavi informacij na spletni platformi.
• Vzorec odgovora: Jaz sem go-to oseba v pisarni za PowerPoint diapozitivov in uživajo pomagajo naši prodajalci, da wow stranke s svojimi predstavitvami. Sem tudi napreden uporabnik programa Excel in ustvarjam kompleksne makre za pripravo proračunskih projekcij za predloge projektov.

Bodite pripravljeni na pogovor o upravnih procesih

Pripravljeni morate biti razpravljati o poteku dela in upravnih postopkih v prejšnjih položajih. Kot upravni strokovnjak ne bi smelo biti dvoma, da ste organizirani in usmerjeni v podrobnosti. Vaš anketar želi vedeti kako te lastnosti izražate v svojem vsakodnevnem delovnem procesu.

• Vzorec odgovora:Organizacijske sposobnosti in pozornost do detajlov so moja najmočnejša sredstva. Cvetel sem v situacijah, ko lahko uredim kompleksne projekte. Na primer, prej sem podpiral osem strokovnjakov, ki so načrtovali promocijske dogodke za stranke. Razvil sem predlogo za sledenje ciljev in napredek za vsak projekt in jo postavil na skupni pogon, da bi vsi sodelujoči člani lahko spremljali njihov napredek glede projektov in dogodkov ekipe.
• Vzorec odgovora:Ko sem delal za skupino Alfred, sem izdelal priročnik o postopkih, ki je opisal korake, potrebne za obdelavo vlog za posojila, in ga nato naložil na spletu, da bi lahko vsi posojilodajalci sledili istim postopkom.

Vedno odgovorite pozitivno

Bodite pozorni na vaše obnašanje v celotnem intervjuju.

Ker upravni pomočniki pogosto tesno sodelujejo s posamezniki, za katere delajo, je nujno, da ste vedno pozitivni, profesionalni in vljudni.

Če želite, da anketar ne dvomi, da bi bilo delo z vami prijetno doživetje.

• Vzorec odgovora:Delal sem na recepciji v naši agenciji in bilo je zelo pomembno, da sem naredil pozitiven prvi vtis tako za sedanje kot za bodoče stranke. Jaz sem naravna oseba, ki lahko "dela", in moje ocene so redno hvalile svojo usmerjenost v storitve za stranke.
• Vzorec odgovora:Podjetje anketira stranke po interakcijah, moje ime pa se stalno pojavlja kot uslužbenec, ki je koristen, prijeten in profesionalen. Moj šef je komentiral, kako pogosto stranke me prosijo, ko pokličem urad za pomoč.

Priprava na razgovor

Eden od načinov za pripravo je analiziranje opisa delovnega mesta, da bi dobili občutek, ali obstaja določen nabor spretnosti, na katerem se osredotoča položaj. Ali je na primer poudarek na načrtovanju potovanj, usklajevanju projektov, vsakodnevnem načrtovanju sestankov, osebni pomoči ali karkoli drugega? Če je tako, se prepričajte, da ste pri odgovarjanju na vprašanja za intervju, ki se nanašajo na delovno mesto, poudarili svoje najbolj relevantne izkušnje.

Naredite seznam spretnosti, ki so navedene v razpisu za zaposlitev, in dodajte še nekaj drugih, za katere menite, da bi jih lahko uporabili. Nato si oglejte svoje administrativne in pisarniške veščine ter uskladite svoje kvalifikacije z delom.

To vam bo pomagalo prilagoditi svoje odgovore na najpomembnejši način za določen položaj.

Vprašanja in odgovori o intervjuju z upravnim pomočnikom

Med pripravo je lahko koristno pregledati vprašanja, ki jih boste morda zastavili, in razmisliti, kako oblikovati odziv, poudariti specifične izkušnje in uspehe prejšnjih delovnih mest.

• Kakšne računalniške spretnosti imate in katere programe želite uporabljati? - Najboljši odgovori
• Ali udobno uporabljate telefon z več linijami in upravljate z velikim številom telefonskih klicev? - Najboljši odgovori
• V tem podjetju si želimo misliti o sebi kot o ekipi, ki sodeluje pri istih ciljih. Kako se počutite glede dela v timskem okolju? - Najboljši odgovori
• Kako bi se vam zdelo, da nadzirate dva ali tri druge zaposlene? - Najboljši odgovori
• Kakšna je vaša največja moč in kako bi to pomagalo vašemu delovanju v tem položaju? - Najboljši odgovori

• Kaj je vaša največja slabost? - Najboljši odgovori
• Kako ravnate s stresom in pritiskom? - Najboljši odgovori
• Kako je delovalo za vašega nadzornika? - Najboljši odgovori
• Kaj pričakujete od nadzornika? - Najboljši odgovori
• Ali raje delate samostojno ali v skupini? - Najboljši odgovori
• Ali dobro delate z ljudmi? - Najboljši odgovori
• Podajte nekaj osebnih primerov timskega dela. - Najboljši odgovori
• Vprašanja za intervju s receptorji: - Seznam vprašanj

Vprašanja za vprašalnika

Prav tako morate opraviti nekaj raziskav o podjetju in biti pripravljeni postavljati ustrezna vprašanja, ko se pojavi priložnost. Koristno vam je, da pred časom zastavite nekaj vprašanj, ki jih boste morda vprašali ali se še pogovorite, če prej niste imeli priložnosti.

Pogosto bo to konec razgovora, zato je pomembno, da anketarja pustite z dobrim vtisom. Odličen način, da to storite, je, da pokažete svoje zanimanje in pripravo na razgovor za delo, tako da v vprašanjih, ki ste jih zastavili, zastavite nekaj lastnih vprašanj.

• Kakšne so odgovornosti tega položaja?
• Ali lahko opišete tipičen dan (teden) v tem oddelku?
• Kakšne so prednosti tega oddelka? Katere so slabosti?
• Kaj bi rekli vaši prejšnji pomočniki, da je najboljši del za vas? Kaj bi rekli najhujše?
• V kakšni smeri vidite podjetje v naslednjih petih letih? Ali menite, da obstaja kakšna grožnja za njen uspeh?
• Zakaj je vaš zadnji pomočnik zapustil položaj? Kakšne so bile njegove / njene prednosti? Katere so bile njegove slabosti? Kaj počne zdaj?
• Katere lastnosti je imel vaš najboljši asistent? Kaj pa najslabši asistent?
• Kako pogosto se opravljajo pregledi uspešnosti? Kdo jih vodi?
• Katere spretnosti so vam najbolj pomembne pri upravnem pomočniku?
• Kako nagrajujete in spodbujate ljudi, ki delajo v vašem oddelku?
• Ali obstajajo v tem oddelku kakšna proizvodna vprašanja?
• Kako ste se v preteklosti ukvarjali s kadrovskimi težavami?
• Kateri so nekateri največji izzivi za osebo na tem položaju?
• Kateri je po vašem mnenju najbolj koristen vidik tega stališča?
• Ali (Podjetje / oddelek) podpira članstvo v strokovnih združenjih in nadaljnji strokovni razvoj?
• Kaj bi opisali kot vlogo upravnega osebja v tej pisarni?
• Ali se pričakujejo nadure ali vikende?
• Kaj vam je najbolj všeč pri delu za to podjetje? Ali imate kakšne spremembe?
• Kaj vam je najmanj všeč pri delu tukaj?
• Ali spodbujate oddelek, da dela kot ekipa, ali pa se bolj osredotočite na posamezne prispevke?

Bodite pripravljeni na več vprašanj za intervju za zaposlitev

Poleg vprašanj za intervju, ki so specifična za zaposlitev, boste dobili tudi splošnejša vprašanja o zgodovini zaposlitve, izobrazbi, prednostih, slabostih, dosežkih, ciljih in načrtih. Tukaj je seznam najpogostejših vprašanj za intervju in vzorčne odgovore.