10 stvari, ki bi jih moral vedeti nov upravitelj programa

Upravljanje programov je koristna in dobro plačana izbira kariere, lahko pa je tudi izziv. Če ste pravkar dobili prvo službo za upravljanje programa ali želite vedeti, ali bi morali narediti skok v kariero vodenja programa, je pomembno razumeti, kaj prinaša kariera. Razmislite o teh desetih stvareh, za katere se mora zavedati vsak novi programski vodja, preden začnejo upravljati vlogo programa.

Upravljanje programa ni enako kot upravljanje projektov

Projektno vodenje se nanaša na načrtovanje dela, organiziranje nalog in virov, nadzor procesov in doseganje specifičnega cilja. Ne glede na to, ali odprete novo pisarno, začnete novo aplikacijo ali zgradite olimpijski stadion, imajo projekti določen začetek, sredino in se konča z jasno zastavljenimi cilji.

Upravljanje programa je drugačno in na splošno veliko širše. Programski vodja lahko nadzoruje več projektov naenkrat, od katerih ima vsak lahko svojo projektno skupino in vodjo projekta. Ti projekti skupaj bi lahko bili del večjega programa, namenjenega temu, da bi organizaciji sčasoma prineslo nekaj, kar je vredno.

Pričakujte negotovost

Programi so sami po sebi negotovi. Čeprav morda veste, kakšna je velika slika, je to samo izjava o viziji, ko začnete. Natančna pot, kako priti do tja in kateri projekti bodo potrebni v daljšem časovnem obdobju, je nekaj, kar moraš rešiti, ko greš.

Začeli boste s podrobnim načrtovanjem za to, kar poznate, in si ustvarili sliko o tem, kako se obrniti na preostali del, ko se približate. Postopno podaljšajte obdobje načrtovanja in dostave, dokler ne morete iti naprej.

V rednih časovnih presledkih blokirajte čas za načrtovanje naslednjih korakov. To priložnost lahko uporabite tudi za zagotovitev, da ste še vedno na dobri poti za doseganje poslovne vrednosti.

Pazi na izgorelost

Čeprav se projekt lahko konča čez leto ali več, se lahko programi raztezajo - na videz nedoločen čas.

Upravljavci programov morajo svoje ekipe zaščititi pred izgorelostjo. Največje hitrosti ne morete delati z največjo hitrostjo, zato poskrbite, da bodo vaši uslužbenci prejeli dovolj časa. To bi moralo vključevati obdobja tišjega delovnega časa z manj rezultatov in ustreznega časa za oddih v pisarni.

Natančno uredite bolniško odsotnost, pazite na poročila o nadurnem delu in bodite pozorni na dejstvo, da je dobro počutje vaše ekipe bistvenega pomena, če želite zmanjšati izčrpanost in ohraniti svoje nadarjene ljudi za življenje programa.

Morate upravljati tempo

Ko izvajate program, ki ima datum dokončanja, morate upravljati hitrost dela.Težko je ohranjati zagon v več letih, zato je vaša vloga vodje programa, da manipulira s prednostnimi nalogami in projekti, tako da se redno izvajajo merljivi rezultati.

Zmešajte hitre zmage in enakomeren napredek v smeri večjih ciljev. To pomaga ekipi, da vidi, da se premikate naprej in zagotavlja, da so nekatere zgodbe o uspehu, ki so kratkotrajne, deležne, da motivacija ostane visoka. Končno pomaga vlagateljem in izvršnim menedžerjem, da vidijo napredek.

Usposobite svojo ekipo za uspeh

Programi pogosto ponujajo nekaj novega, edinstvenega ali transformativnega za organizacijo. Eden od izzivov dela na tovrstnih pobudah je, da verjetno sploh niste sposobni, da bi lahko opravili vse potrebne naloge in projekte.

To je v redu in se lahko pričakuje. Vaša naloga kot novega vodje programa je zagotoviti, da lahko izboljšate, preusposabljate in razvijate ljudi, ki jih imate, tako da lahko skupaj odgovorite na vse zahteve glede virov.

Morda so na nekaterih področjih potrebni le določeni viri za omejeno obdobje. Na primer, ne boste usposabljali svojega osebja, kako voziti viličar, če je to spretnost, ki jo potrebujete za en teden. Če pa spreminjate način, na katerega upravljate spletno prisotnost vašega podjetja, bi bilo koristno, če bi imeli lastne veščine za razvoj spletnih strani skupaj z nekaj strokovnega znanja o družabnih medijih ali optimizaciji iskalnikov. To so veščine, na katere se bo podjetje dolgoročno zanašalo.

Odločite se, katere od teh morate imeti v ekipi in katere bi morali oddati zunanjim izvajalcem, nato pa zagotovite, da vaš program lahko opravlja naloge usposabljanja in zaposlovanja, ki so potrebne za pripravo rezultatov, ki jih bo vsak projekt prinesel.

Upravljanje je bolj zapleteno

Če ste iz ozadja vodenja projektov, vam upravljanje ne bo presenetilo. To je način, na katerega so organizirane in nadzorovane strukture projektov in programov, da se zagotovi sprejemanje odločitev na pravi način in da so vključeni pravi ljudje. Ključnega pomena je, da se delo napreduje na način, ki ustreza splošnemu poslovnemu primeru, in pomaga ohraniti odgovornost ljudi.

Upravljanje je tudi način, s katerim lahko urad za vodenje projektov in višji vodstveni delavci zagotovijo, da je program na dobri poti, da prinese koristi. Zagotavlja tudi formalno pot do zaprtja projektov ali celotnega programa, če je mogoče dokazati, da te koristi ne bodo več dosežene.

Upravljanje je v programskem okolju bolj zapleteno kot v projektnem okolju. Projektni odbori in usmerjevalne skupine imajo običajno članstvo na izvršni ravni. To je mogoče pričakovati, saj je končni rezultat programa običajno poslovna preobrazba.

Načrtovanje je težje

Vodje projektov, ki so vključeni v program, običajno skupaj pripravijo svoje projektne načrte, nato pa se skupina za upravljanje programa - pod vašim vodstvom kot vodja programa - sreča in načrti so integrirani.

To je lažje reči kot narediti. Zahteva določitev odvisnosti med projekti in projektnimi nalogami. Prisili vas, da preučite potrebe po virih za celoten program in se posvetite dejavnostim, ki ustrezajo razpoložljivosti ključnih ljudi.

Ko je vaš integrirani programski načrt vzpostavljen, ga lahko spremljate v Ganttovem grafikonu ali drugem programskem orodju. Ko projektni vodje sledijo svojim projektom v realnem času, boste morali prilagoditi programski načrt, obveščati vsakogar o spremembah in pojasniti, kaj to pomeni za njihova delovna področja.

Ni vam treba načrtovati vsake linije

Kot programski vodja se zanašate na vodje projektov, da opravijo podrobno načrtovanje. Ni praktično ali zaželeno, da bi program sledil tisoč nalogam.

Potrebujete pogled na projekte na visoki ravni z dovolj podrobnimi podatki, da vam pokaže, ali bo nekaj imelo učinek na ravni programa.

Najlažji način za to je z namenskimi aplikacijami programske opreme. Poskušanje upravljanja večmilijonskega programa na osnovni preglednici bi bilo preveč zahtevno.

Morate delegirati

Ne glede na to, kako dobri ste pri delegiranju, je biti v vlogi vodje programa, kar pomeni, da ga morate še bolje izkoristiti.

Dobra novica je, da bi morali imeti ekipo vodij projektov in morda celo imeti namenski urad za upravljanje programov, ki bo podpiral vaše spremembe.

Obstaja veliko dela, ki ga je treba opraviti na programu, in njegovo vzpostavitev za zagotovitev, da se vsi gibljivi deli gibljejo ob pravem času, je ogromno napora. Ne morete storiti sami in ne bi smeli poskusiti. Določite, koliko časa potrebujete za začetek programa, nato pa zagotovite, da imate ekipo, ki vas podpira.

Če v pisarni za upravljanje programa nimate nikogar, prosite za pomoč nekoga, ki bo dodeljen vodstveni ekipi programa. Obstaja veliko za njih. Na primer, nekdo, ki je v vlogi koordinatorja projekta, bi bil v popolnem položaju, da bi zagotovil usklajevanje, ki je potrebno na ravni programa, kar bi vas osvobodilo, da se vključite v strateške naloge.

Ne bojte se konfliktov

Programov je veliko. Od projektov s težkimi zainteresiranimi stranmi do na videz nedosegljivih rokov vam bodo vsak dan dali priložnosti za konflikt. Bodite pozorni na stvari, ki motijo ​​uspešnost projekta, in bodite pripravljeni stopiti, kadar je to potrebno, da odpravite konfliktno situacijo, preden se začne.