Opis delovnega pomočnika: plače, spretnosti in več

Izvršni pomočniki so podobni upravnim pomočnikom ali sekretarjem, saj vsi podpirajo delo nekoga drugega - običajno izvršnega - tako, da opravljajo ali nadzorujejo pisarniške naloge. Razlika je v tem, da je izvršilni pomočnik posebej višji uslužbenec, ki je dodeljen vodilnemu direktorju. To vključuje nadzor in usposabljanje drugega uradnega osebja ter reševanje nalog, ki bi lahko dramatično vplivale na uspeh podjetja.

Dolžnosti in odgovornosti izvršilnega pomočnika

To delo na splošno zahteva sposobnost opravljanja naslednjih del:

• Računovodstvo / knjigovodstvo
• Upravljanje koledarja
• Odnosi s strankami
• Oblikovanje in vzdrževanje zbirke podatkov
• Organizirajte sestanke
• Vodite evidence
• Uredite potovalne načrte
• Tipkanje
• Načrtovanje dogodkov
• Pripravite poročila
• Obdelava poročil o stroških
• Vzemite zapisnik srečanja

Naloge izvršnih pomočnikov vključujejo enake naloge, ki jih opravljajo upravni pomočniki: sprejemanje in sprejemanje telefonskih klicev; pošiljanje dopisov, elektronskih sporočil in pisem v imenu izvršilne oblasti; sprejemanje obiskovalcev; načrtovanje rokovanja; in več. Delujejo tudi kot vratarji, ki sprejemajo odločitve o tem, kdo dobi dostop do izvršilne oblasti in katere informacije prejme izvršilni organ.

Pogosto izvajajo raziskave in pripravljajo poročila, ki vplivajo na politiko podjetja. Te odgovornosti pomenijo, da morajo izvršni pomočniki temeljito razumeti delo svojega delodajalca. Posledično lahko ti delavci delujejo tudi kot povezava med izvršnim organom in preostalim uslužbencem.

Plača izvršnega pomočnika

Izvršni pomočniki so leta 2018 zaslužili povprečno letno plačo v višini 59.340 $, kar jih postavlja le na zunaj najboljših 10% prejemnikov med vsemi sekretarji in upravnimi pomočniki:

• Srednja letna plača: 38.880 $ (18,69 USD / uro)
• Top 10% letne plače: 64.230 USD (30,88 USD / uro)
• Spodnja 10% letna plača: 24.690 USD (11,87 USD / uro)

Vir: Ameriški urad za statistiko dela, 2018

Izobraževanje, usposabljanje in certificiranje

Nekaj ​​izobraževalnih zahtev je, da bi začeli delati kot tajnica, toda doseganje položaja izvršnega pomočnika običajno prihaja šele po večletnih izkušnjah.

• Izobraževanje: Diploma o srednji šoli je dovolj za večino delovnih mest na začetni stopnji, toda tisti, ki imajo poklicno ali diplomsko izobrazbo na poslovnih področjih, bodo bolj tržni.
• Certificiranje: Nihče ne sme biti potrjen, da je izvršni pomočnik, vendar so certifikati na voljo prek spletnih tečajev za večino programov, ki zahtevajo strokovnost. Takšna potrdila lahko kandidata za delo naredijo bolj privlačno.
• Usposabljanje: Izkušnje in zaupanje se pridobivajo z opravljanjem dela, izvršni pomočniki so se na splošno izkazali v daljšem časovnem obdobju.

Spretnosti in kompetence izvršnega pomočnika

Tipkanje, vložitev in druge pisarniške veščine so pomembne, toda najboljši izvršni pomočniki imajo pogosto močne osebnosti, ki so razstavljene z več koristnimi mehkimi spretnostmi:

• Komunikacijske sposobnosti: Izvršni pomočniki pogosto služijo kot nadzornik, odločajo se, katera sporočila in kateri obiskovalci ali kličoči morajo neposredno obiskati svojega delodajalca in ki jih je treba preusmeriti ali obravnavati drugače. To vključuje sposobnost hitrega pridobivanja informacij od tistih, ki zahtevajo od svojega šefa čas.
• Upravljanje časa: Vsakdo, ki upravlja čas drugega človeka, kot ga pogosto opravljajo izvršni pomočniki, mora biti tudi dober pri upravljanju svojega časa.
• Zanesljivost: Izvršni pomočniki imajo pogosto dostop do občutljivih informacij, vodstvo, za katerega delajo, pa jim mora povsem zaupati, da bodo na svojih delovnih mestih čim bolj učinkoviti.

• Večopravilnost: Izvršni pomočniki redno opravljajo več kot eno nalogo hkrati, hkrati pa spremljajo urnike svojih šefov in jih vodijo na pravo pot.

Job Outlook

Po ocenah ameriškega urada za statistiko dela se pričakuje, da se bodo možnosti za zaposlitev izvršnih sekretarjev in upravnih pomočnikov v desetletju, ki se bo končalo leta 2026, zmanjšalo za približno 17%. To je precej slabše od 7-odstotne rasti, predvidene za vse poklice, in bistveno slabše od predvidenega 5-odstotnega zmanjšanja za vse sekretarje in pomočnike.

Upad je posledica povečanja števila menedžerjev v organizaciji, ki si delijo enega pomočnika. To je bolj možno, ker so mobilne in druge elektronske komunikacije omogočile, da bodo direktorji bolj verjetno obravnavali lastno korespondenco in razporejanje.

Delovno okolje

Izvršni pomočniki običajno delajo v pisarni in sodelujejo z obiskovalci, klicatelji in drugimi vodstvenimi delavci, poleg svojih šefov. Delo lahko poteka hitro in zahtevno, vloga vratarja pa včasih zahteva, da izvršni pomočniki rečejo ne ljudem, ki ne želijo sprejeti ne za odgovor.

Urnik dela

Ure pogosto sledijo značilnim običajnim poslovnim tednom. Vendar pa vodstvo, ki dela pozno, včasih pričakuje, da bodo njihovi izvršni pomočniki na voljo tudi po urah.

Kako dobiti službo?

APPLY

Uporabite neposredno pri podjetjih ali pregledih odprtin na spletnih mestih, kot so Dejansko, Monster in Glassdoor.

REFERENCE

Bodite pripravljeni z ljudmi, ki lahko potrdijo vašo zanesljivost in zanesljivost - pomembne lastnosti za pomočnika.

Primerjava podobnih delovnih mest

Osebe, ki jih zanima delovni pomočnik, bi lahko upoštevale tudi eno od naslednjih poklicnih poti, ki so navedene mediane letne plače:

• Računovodski uradnik: $40,240
• Sodni poročevalec: $57,150
• Finančni referent: $39,570

Vir: Ameriški urad za statistiko dela, 2018