12 stvari, ki jih mora HR upoštevati pri obravnavi družinskega dopusta

Plačan ali ne, 80% staršev oddaja družinski dopust po rojstvu otroka. Torej, medtem ko bodo kmalu zaposleni starši zaposleni v slikarstvu in branje »Kaj pričakujete, ko pričakujete«, lahko začnete načrtovati družinski dopust.

Kadar gre za družinski dopust, morajo človeški viri pokrivati ​​veliko baz. Pravno ste dolžni narediti nekaj stvari, medtem ko morate storiti druge, da bi delo potekalo in skrbeli za zaposlene, ki so novi starši. Vaš seznam družinskih dopustov mora upoštevati teh dvanajst elementov.

Spoznajte pravila o družinskem dopustu

Združene države so ena od edinih držav na svetu, ki ne potrebujejo plačanega porodniškega ali očetovskega dopusta, vendar zakon o družinskem zdravstvenem dopustu (FMLA) zahteva, da za upravičene delavce zagotovite 12 tednov neplačanega dopusta.

Razumeti to zakonodajo in kaj so zaposleni upravičeni do prejemanja. Zaposleni na primer niso dolžni vzeti vseh 12 tednov v enem kosu - lahko vzamejo čas v presledkih.

Rojne mame, partnerji in posvojitelji se kvalificirajo (ob predpostavki, da izpolnjujejo merila). Spoznajte ta zakon in vse druge zakone v vaši državi. Več zakonov o zaposlovanju se redno sprejemajo, tako da plačilo ostane seznanjeno z zakoni v vaši jurisdikciji.

Napišite formalno politiko o družinskem dopustu

Dokumentirajte politiko družbe o družinskem dopustu. Da, upoštevajte zakone, vendar lahko vaše podjetje odloča o drugih podrobnostih. Razmislite o teh možnostih, ko pomislite na družinski dopust.

• Boste ponudili plačani dopust za družinski dopust? Zveznega zakona to ne zahteva, vendar je za to veliko koristi. Google je povečal zadržanje novih mater za 50%, tako da je preprosto ponudil malo dodatnega plačanega dopusta. Če ponujate plačani prosti čas, posebej navedite, koliko časa je na voljo in kateri zaposleni izpolnjujejo pogoje. Zaposleni s polnim delovnim časom prejmejo x znesek, zaposleni s skrajšanim delovnim časom pa ne izpolnjujejo pogojev.
• Ali bo plačani dopust za družinski dopust potekal hkrati s časom FMLA? Če zaposleni prejmejo dva tedna plačanega dopusta, se odločite, ali bo ta čas potekal ločeno ali sočasno s časom FMLA. Če poteka ločeno, lahko zaposleni trajajo 14 tednov. Če poteka istočasno, morate delavcu v dveh od 12 tednov, do katerih so upravičeni preko FMLA, plačati.

• Ali boste imeli univerzalni načrt za družinski dopust? Če zaposlenim ponudite plačan čas, se odločite, ali bo vsak od staršev prejel enako količino prostega časa ali če bodo različni položaji drugače obravnavani. Na primer, naj rojstne matere prejmejo dva tedna plačanega prostega časa, toda posvojitelji ali partnerji, ki niso rojeni, prejmejo en teden plačila? To je odvisno od družbe, toda zapišite politiko družinskega dopusta, da se podobne situacije obravnavajo dosledno.

Usklajevanje dela za družinski dopust

Prepričajte se, da vodje delajo z zaposlenimi precej pred porodniškim dopustom za usklajevanje dela, ko je zaposleni izginil. Prikažite vse zajete podrobnosti, vse do posredovanja elektronske pošte sodelavcu (če je potrebno).

To bo zmanjšalo stres za sodelavce in odpravilo morebitna ozka grla. Vodstvo lahko s svojo ekipo sodeluje pri navzkrižnem usposabljanju, kar je koristno ne le za družinski dopust, ampak tudi za izgubo delavca iz drugih razlogov.

Zapomnite si zasebnost zaposlenih o družinskem dopustu

Vsi ne želijo, da bi celotno podjetje vedelo, da pričakujejo ali so imele otroka. In pravzaprav HR ni treba posebej povedati direktorjem, zakaj je zaposleni zunaj podjetja FMLA (čeprav bodo verjetno vedeli, zakaj je očitno noseča delavka nenadoma izginila za nekaj tednov).

Razmislite o tem, kako odprto zaposleni razpravlja o nosečnosti s sodelavci in ravna s spoštovanjem. Če želi zaposleni krožiti slike novorojenčka na družabnem mestu podjetja, na Facebooku ali prek e-pošte, je super. Toda vas ne bi smel.

Izkoristite prednosti

Koristi so pomembne med nosečnostjo in rojstvom, pomanjkanje njih ali zmeda pa povzroča stres za zaposlene. Skoraj vsi zaposleni si želijo komunikacije po meri, prilagojeno življenjskim dogodkom. Medtem ko zdravstvene potrebe ni mogoče predvideti, je zagotovo lažje predvideti, kdaj nekdo pričakuje otroka.

Hodite po tanki črti, vendar nudite čim več pomoči, ne da bi neupoštevali zasebnost zaposlenega. Na primer, neprimerno je povedati nosečemu delavcu, da ima vaš zdravstveni delavec pomoč za nego, razen če to izrecno zahteva.

Nimate pojma, kakšne odločitve bodo naredili za svojega otroka, vendar lahko še vedno pomagate tako, da jih spomnite, da ima program pomoči za zaposlene (EAP) dobre vire za podporo.

Na spletu imate varen sistem, kjer lahko zaposleni dostopajo do podrobnosti o ugodnostih ali dajo zaposlenim kopije veljavnih dokumentov. Kadarkoli je mogoče, usmerite zaposlene na mesta, kjer lahko raziskujejo in najdejo odgovore. Posledica tega je manj dela za vas in jim omogoča, da sami navigirajo in raziskujejo prednosti, pri tem pa spoštujejo njihovo zasebnost.

Zagotovite prilagodljivost

Ljudje želijo fleksibilnost, toda pripravijo potrebne linije. Thezaradi novega naslova staršev ni sprejemljivo, da zaposleni s polnim delovnim časom delajo le 25 ur na teden. Verjetno ni smiselno, da zaposleni ves čas pripeljejo novega dojenčka. Verjetno ne gre za velik posel, če bo Erica ob 9:15 uri, ko bo ugotovila, kakšen je časovni razpored za vrtec.

Fleksibilnost lahko zaposlenim pomaga prilagoditi se svoji novi odgovornosti. Zaposleni bi morali imeti ekipo ljudi, ki jih podpirajo pri delu, ponudba fleksibilnih ur pa ponazarja vašo podporo.

Nekatera podjetja menijo, da je vzajemno koristno omogočiti zaposlenim, da se počasi vrnejo v delovno okolje. Dovoliti zaposlenim, da se vrnejo s skrajšanim delovnim časom nekaj tednov po družinskem dopustu, jim daje možnost, da prinesejo denar, ne da bi bili preobremenjeni. Prav tako olajšuje breme zaposlenega iz pisarne.

Če zaposleni uporabijo ves svoj čas FMLA, vendar še vedno potrebujejo malo več časa, da si opomore, ga poskusite podaljšati z neplačanim dopustom. Če zaposleni ne izpolnjujejo pogojev za FMLA (in v skladu s plačanimi odvetniki za starševski dopust, 40% ameriških zaposlenih ne), jih vseeno poskusite prilagoditi.

Ustvarite načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

Podjetju lahko koristi tudi prožnost, če se sprememba pozicije zahteva pred ali po tem, ko zaposleni prevzame starševski dopust. Na primer, starši morda želijo skrajšati delovne ure ali zamenjati nekaj (ali vse) svojega delovnega časa na delo na daljavo, da ostanejo doma s svojim novim otrokom.

Pravno ste dolžni obnoviti položaj enakega plačila, ugodnosti in prestiža za zaposlenega, ki se vrača iz FMLA, toda zaposleni lahko delajo učinkoviteje, če se izvedejo dodatne prilagoditve.

Te spremembe ne morejo privoščiti vsa podjetja, vendar so včasih možnosti za nastanitev. Nekateri starši želijo po rojstvu spremeniti svoj delovni načrt in lahko v celoti izničijo svoj načrt. In ne predvidevajte, da se bodo samo starše odločile, da bodo zapustile delovno silo.

Razmislite o spremembah v nadomestilu za zaposlene

Z vsemi navdušenjem novega otroka lahko zaposleni pozabijo, da je novi sveženj veselja tudi nov odvisnik, ki ga morajo dodati svojim načrtom zdravstvenega zavarovanja. Opozorite zaposlene na datume in okna, kjer lahko in potrebujejo, da spremenijo svoje volilne ugodnosti.

Druge spremembe, ki jih je treba upoštevati, se nanašajo na zaposlene, ki vzamejo dopust. Med neplačanim dopustom FMLA zaposleni ne bodo prejemali plače. Kako bodo plačali premije za ugodnosti?

Odločiti se morate o številnih drugih vprašanjih politike za vaš priročnik za zaposlene in izvajanje.

• Odločite se, ali bodo zaposleni nadaljevali s prostim časom med dopustom. Če se ne bodo povečali, to upoštevajte pri izračunu časovne omejitve ali prilagodite ta dopust v programski opremi podjetja za časovno omejitev.
• Če se zaposleni ne bodo vrnili po rojstvu, izplačajo čas počitka na zadnji plači, če je to določeno v pravilniku o počitnicah podjetja.
• Preverite politiko počitnic, da ugotovite, ali zaposleni lahko dodajo čas počitka na starševski dopust ali čas FMLA, ki ga že uporabljajo.

Vse te podrobnosti bi morale biti vključene v politiko časovnega zamika. Če tega ne storite, jih dodajte tako, da bo vsak zaposleni enakopravno obravnavan.

Bodite občutljivi

Občasno rojstvo otroka ni praznični dogodek v življenju ljudi. Neplanirane nosečnosti se zgodijo. Zamudni splavi in ​​umrljivost dojenčkov so uničujoči. Zaposleni se lahko odloči, da bo otroka namestil na posvojitev ali prekinil nosečnost. Vsakemu od teh primerov pristopite občutljivo in spoštljivo.

Sodelujte z zaposlenim in vodjem zaposlenega, da boste občutljivo obvladovali prehod nazaj na delo. Razmislite tudi o nekaterih situacijah (kot so spontani splavi) v politiki družbe za izgubo časa.

Boleči življenjski dogodki so za zaposlene težki, a težki tudi za zaposlene, ki jim je mar. Razmislite o tem, kako lahko podjetje občutljivo (in zasebno) vnaprej ravna s temi razmerami.

Praznujte

Majhna, lepa poteza organizacije bo zaposlene spomnila, da jih ima ekipa sodelavcev, ki jih navijamo v pisarni. Počakajte nekaj dni po rojstvu, da se prepričate, da je vse dobro, nato pa pošljite cvetje, kartico ali eno. Razmislite, kaj bo ta zaposleni cenil, in poskusite individualizirati gesto.

Pomislite na post-baby nastanitve

Za številna podjetja starševske dajatve ne prenehajo, ko gre za družinski dopust. Razmislite, kaj bodo zaposleni potrebovali ali cenili. Zakon o poštenih delovnih standardih (FLSA) zahteva, da podjetja doječe matere zagotavljajo čas odmora in nekje zasebno, da izrazijo materino mleko.

Zaposleni starši brez partnerja, ki ostane na domu, bodo verjetno potrebovali tudi otroško varstvo, ki velja za največjo proračunsko postavko za ameriške družine. V povprečju ameriške družine porabijo 9.589 $ letno za otroško varstvo do 28.353 $ za negovalce na domu.

Razmislite o dodatnih ugodnostih za zaposlene

Razmislite o ustvarjanju neke vrste otroškega dodatka za zaposlene, kot so subvencioniranje stroškov ali celo zagotavljanje storitev na kraju samem ali blizu delovnega mesta. Triinšestdeset odstotkov zaposlenih, ki prejemajo otroško varstvo, pravijo, da jim to pomaga zmanjšati stres in povečati ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Kadar gre za nadomestilo za varstvo otrok, bodo zaposleni cenili pomoč in edina omejitev je v tem, kako kreativno lahko pristopite k koristi (in kaj lahko podjetje privošči in sprejme).

Pomagajte zaposlenim, da imajo umirjen - ne stresen - družinski dopust, hkrati pa zagotovite, da je posel ustrezno poskrbel za oboje, medtem ko so odšli in ko se vrnejo.

Upoštevajte pravila in določite smernice za zagotovitev skladnosti in pravične obravnave za vse zaposlene, ki imajo družinski dopust.

Velike spremembe v življenju zaposlenih so vznemirljive in prehodne za vse. Z malo načrtovanja lahko z lahkoto krmarite po družinskih listih.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis je novinarka blagovne znamke in zagovornica visokozmogljivih kadrovskih strokovnjakov. Raziskuje, analizira in piše, da bi spodbudila zaposlene, da kar najbolje izkoristijo svoje pobude.